堺市マンション建替組合等に関する届出及び証明事務取扱要領

（目的）
第1条　この要領は、市長の認可を受けたマンションの建替え等の円滑化に関する法律（平成14年法律第78号）（以下「法」という。）第9条第1項に規定するマンション建替組合、法第120条第1項に規定するマンション敷地売却組合及び法第168条第1項に規定する敷地分割組合（以下「組合」という。）の印鑑（以下「組合印鑑」という。）の届出及び証明並びに法第25条第1項（法第126条第3項及び法第175条第3項において準用するものを含む。）の規定による市長に届出をした理事長（以下「理事長」という。）の印鑑（以下、「理事長印鑑」という。）の届出及び証明並びに理事長の届出証明について必要な事項を定めるものとする。
（印鑑届出の資格）
第2条　組合印鑑又は理事長印鑑（以下「使用印」という。） の届出をすることができる者は、組合の理事長とする。
（使用印の届出）
第3条　使用印の届出をしようとする者は、届出をしようとする使用印を自ら持参し、使用印届出書（様式第1号）により、市長に届け出なければならない。ただし、届出者が疾病その他やむを得ない理由により、自ら届け出ることができないときは、委任の旨を証明する書面を添えて代理人により届け出ることができる。
2　前項の届出書の理事長名の次に押す印鑑は、理事長の個人の印鑑とし、当該個人の印鑑に係る印鑑登録証明書を添付しなければならない。
（届出をすることができる印鑑）
第4条　届出をすることができる印鑑は、1組合につき各1個とする。
2　次の各号のいずれかに該当する印鑑は、使用印の届出をすることができない。
(1) 印影の大きさが1辺の長さ8ミリメートルの正方形に収まるもの又は1辺の長さ30ミリメートルの正方形に収まらないもの
(2) ゴム製その他の印鑑で変形しやすいもの
(3) 印影を鮮明に表しにくいもの
(4) 文字を判読しにくいもの
(5) 組合の名称及び理事長の文言が表されていないもの
(6) その他市長が使用印として適当でないと認めるもの
（届出の確認）
第5条　市長は、第3条第1項の規定による届出があったときは、当該理事長の届出の記載事項と照合するほか、使用印届出書に記載されている事項等について審査し、当該届出が適正であることを確認しなければならない。
（印鑑の登録）
第6条　市長は、第5条の規定による確認をしたときは、使用印原票（様式第2号）に次に掲げる事項を記載して、使用印の印影を登録するものとする。
(1) 登録番号
(2) 登録年月日
(3) 組合の名称
(4) 組合の事務所の所在地
(5) 組合設立認可日
(6) 理事長の氏名
(7) 理事長の住所
(8) 理事長として公告された日
(9) その他印鑑の届出及び証明に関して必要な事項
（届出事項の変更）
第7条　使用印の届出をしている者は、その届出に関し、組合の名称、組合の事務所の所在地、理事長の氏名、理事長の住所に変更が生じたときは届出事項変更報告書（様式第3号）により、市長に報告しなければならない。
2　市長は前項による届出の変更がなされたときは、その内容に基づき使用印原票の登録事項の修正を行うものとする。
（使用印の廃止の届出）
第8条　使用印の届出をしている者は、当該印鑑を廃止した場合（法第38条第6項、137条第5項又は186条第5項の規定に基づき組合が解散したときを除く）には、使用印廃止届出書（様式第4号）により、自ら市長に20日以内に届け出なければならない。この場合において、使用印廃止届出書には、届け出している使用印を押印しなければならない。
2　使用印の届出をしている者は、当該届出された使用印を亡失した場合には、直ちに使用印廃止届出書により、自ら市長に届け出なければならない。この場合において、使用印廃止届出書の理事長名の次に押す印鑑は、理事長の個人の印鑑とし、当該個人印鑑に係る印鑑登録証明書を添付しなければならない。
（使用印の登録の抹消）
第9条　市長は、次の各号のいずれかに該当するときは、使用印の登録を抹消しなければならない。この場合において、第3号又は第4号の理由による登録の抹消については、その使用印の登録を受けている者にその旨を通知するものとする。
(1) 前条の規定による廃止の届出があったとき。
(2) 法第38条第6項、137条第5項又は186条第5項の規定に基づき組合が解散したとき。
(3) 理事長の変更により使用印として適当でないと認められたとき。
(4) その他使用印の登録を抹消すべき理由が生じたことを知ったとき。
（使用印届出の証明の申請 ）
第10条　使用印の届出をしている者は、使用印証明の交付を受けようとする場合には、届け出ている使用印を押印した使用印証明願（様式第5号）により、市長に申請しなければならない。
2　前項の使用印証明願には、次の事項を記載するものとする。
(1) 組合の名称
(2) 組合の事務所の所在地
(3) 組合設立認可日
(4) 理事長の氏名
(5) 理事長の住所
(6) 理事長として公告された日
（使用印証明の交付）
第11条　市長は、前条の規定による申請があったときは、使用印原票の届出事項及び当該組合の認可申請書の記載事項に基づき審査するとともに、当該申請が適正であることを確認した上で、申請者に対して使用印証明を交付するものとする。
（理事長の届出証明の申請）
第12条　理事長は、理事長に関する証明を申請する場合は、届出理事長証明願（様式第6号）により市長に申請しなければならない。
2　前項の理事長証明願には次の事項を記載するものとする。
(1) 組合の名称
(2) 組合の事務所の所在地
(3) 組合設立認可日
(4) 理事長の氏名
(5) 理事長の住所
(6) 理事長として公告された日
3　市長は、前項の届出理事長証明願を受けて必要と認めたときは、届出理事長証明を交付するものとする。
（代理人による届出等）
第13条　第3条第1項後段の規定は、第7条第1項の規定による報告、第8条第1項及び第2項の規定による届出並びに第10条第1項の規定による申請について準用する。
2　委任状により、第3条第1項の規定による届出、第7条第1項の規定による報告及び第8条第1項及び第2項の規定による届出並びに第10条第1項の規定による申請をすることができる者は、組合の役員のみとする。
（清算人の証明等）
第14条　組合解散後の清算人の証明等に関する事項は、別途協議することとする。
（閲覧の禁止）
第15条　使用印原票その他組合印鑑に関する文書は、閲覧に供してはならない。
（保存期間）
第16条　第9条の規定により使用印の届出を抹消したときは、使用印原票に抹消した年月日及び抹消理由を記載し、これを抹消年月日順に整理して5年間保存するものとする。
2 前項に規定するもののほか、関係書類は、5年間保存するものとする。
（施行細目）
第17条　この要領の施行に関し必要な事項は、市長が別に定める。
附　則
この要領は、令和5年8月1日から実施する。