公金外現金取扱基準

公金外現金は、限られた担当職員が経理を執行しているが、現金を取り扱う等その執行において細心の注意が必要とされることから、より公正かつ正確な事務処理を図るため、この基準を定める。
1　公金外現金の定義
本市の歳入歳出に属する現金（歳計現金）及び本市の所有に属しない現金で法律又は政令の規定により本市が保管する現金（歳計外現金）を除き、職員が職務に関連して取り扱うことが認められた一切の現金（預金、有価証券及び切手など金券等を含む。）をいう。
2　取扱の原則
所属長は、職務に関連してやむを得ない場合で、次に掲げる要件をすべて満たす場合に限り、所属職員に公金外現金を取り扱わせることができる。
(1) 公金外現金を取り扱うことが公益性を有すること。
(2) 公金外現金を取り扱うことに相当の必要性があること。
(3) 公金外現金を取り扱うことが市の処理すべき事務と密接な関係を有すること。
3　決裁・通知等
公金外現金を取り扱う場合、次の決裁を行うこと。
(1) 決裁区分
ア　新規に取り扱う場合（初年度、取扱開始時）
局長専決、局総務担当課長（区役所にあっては、企画総務課長（西区役所及び南区役所にあっては、総務課長）。以下同じ。）合議
イ　取扱を終了する場合
局長専決、局総務担当課長合議
(2) 決裁事項
ア　公金外現金の種類及び取扱理由
イ　公金外現金取扱管理者、収支整理者及び出納取扱者の職氏名
ウ　取扱期間
(3) 次のいずれかに該当するときは、決裁後、所定の様式により局総務担当課長宛通知又は報告すること。
ア　公金外現金の取扱を始めたとき　様式第1号
イ　収支整理者及び出納取扱者に変更があったとき　様式第2号
ウ　毎年度終了時（当該年度末で取扱終了の場合を除く）　様式第3号
エ　公金外現金の取扱を終了したとき　様式第4号
4　取扱者の役割と責任
(1) 所属長（公金外現金取扱管理者）
ア　公金外現金の取扱について掌握し、責任をもって管理すること。
イ　適正な会計事務の方法、現金出納簿等の様式、内部検査体制等を定めること。
ウ　公金外現金の出納又は保管については、厳正に取り扱うこと。
エ　所属職員のうちから公金外現金会計担当者（収支整理者、出納取扱者）を定め、指導及び監督すること。ただし、収支整理者、出納取扱者は同一人であってはならない。
オ　所属内の公金外現金について、出納及び保管の状況を把握するとともに、厳正に取り扱うよう職員を指導することにより、事故防止に努めること。
カ　職員の公金外現金の取扱について適正に処理されているかを確認するとともに、定期的に出納に関する証拠書類等を検査すること。
キ　社会情勢等の変化に応じて、所属内の公金外現金について、取扱の原則に照らして職員が公金外現金を取り扱う必要性及び妥当性を常に検証し、その取扱について見直しを行うこと。
(2) 収支整理者
ア　常に適正かつ正確な執行を行うこと。
イ　収支整理簿及び徴収簿により収支を整理すること。
ウ　収入又は支出するときは、その金額及び内訳等を記載した書類を作成し、決裁を受けること。収入、支出の根拠となる書類を添付すること。
(3) 出納取扱者
ア　常に適正かつ正確な執行を行うこと。
イ　出納取扱者は、収支残高を記した預金内訳簿（現金出納簿）及び有価証券内訳簿に整理し、保管すること。
(4) 局総務担当課長
ア　局内の公金外現金の取扱状況を把握する。
イ　必要があると認めるときは、関係書類を検査し、所属長に取扱事務に関する報告等を求めること。ただし、局総務担当課の取り扱う公金外現金にあっては、局総務担当課を所管する部長が関係書類を検査し、所属長に取扱事務に関する報告等を求めること。
ウ　検査の結果、改善を要する事項又は検討を要する事項があると認めるときは、所属長に対して必要な措置を講ずることを求めることができる。
5　取扱の方法等
次の事項を遵守して、会計事務を行わなければならない。
(1) 原則として公金外現金の種類ごとに預金口座に預け入れて管理すること。
(2) 収入及び支出に際しては、原則として口座振替の方法によること。
(3) 簿外現金等は管理しないこと。
(4) 適正な経理処理を期すため、内部検査体制を確保すること。
(5) 収入及び支出における証拠書類は整理保管し、会計年度終了後5年間保存すること。
(6) 人事異動等により会計事務を引き継ぐ場合には、預金通帳、帳簿、その他の証拠書類を添えて、書面により引き継ぎを行うこと。