2　公文書は、口語体を用い、平易で、かつ、正確な表現となるように努めなければならない。

2　文書管理課長は、それぞれ当該文書管理課における文書事務を管理する。

2　前項本文の場合において、複数の課長補佐を置く文書管理課については、文書管理課長が当該課長補佐のうちから文書主任を指定するものとする。

3　文書管理課長は、第1項ただし書及び前項の規定により文書主任を指定したときは、その職氏名を総務課長に報告しなければならない。これを変更したときも同様とする。

4　文書管理課長は、当該文書管理課に文書主任を補佐する者として文書事務主担者を置くものとする。

2　文書管理課長は、当該文書管理課の文書主任に事故があったとき、又は文書主任が欠けたときは、その職務を行うものとする。この場合において、文書管理課長は、その旨を総務課長に報告しなければならない。

2　文書番号は、文書管理システムで管理するものとする。

3　前項の規定にかかわらず、総務課長の承認を得たときは、文書管理システムに代わる帳簿(以下「代替帳簿」という。)を設けて、当該帳簿により文書番号を管理することができる。この場合において、代替帳簿により管理する文書番号は、文書管理システムで管理する番号と重複しないものとしなければならない。

4　文書番号は、法令等別に定めがある場合のほか、年度(年度によらない場合は、年。以下同じ。)ごとに管理するものとする。ただし、代替帳簿により管理する文書番号で総務課長が認めるものについては、この限りでない。

2　公示令達番号は、第3条第8号アからエまでの区分に応じ、それぞれ暦年により一連番号を付するものとする。

3　総務課長は、公示令達番号簿(様式第1号)により、前項の一連番号を整理するものとする。

4　公示令達文書について公示又は令達に係る決裁を終えたときは、総務課において公示令達番号簿に登録を受け、総務課長に送付しなければならない。

5　前項の規定にかかわらず、堺市公報発行規則(平成29年規則第94号)第1条に規定する公報(以下単に「公報」という。)への登載及び公示送達に係る事務の手続については、別段の定めがあるものを除き、市長事務部局の例による。

6　総務課長は、第4項の規定により送付を受け、又は前項の規定により公報に登載する公示令達文書について、上下水道事業管理者(以下「管理者」という。)の氏名を記入しなければならない。

7　総務課長は、公報に登載する公示令達文書については、堺市公報発行規則第4条の規定により、法制文書課長に対し、公報への登載を依頼しなければならない。

8　総務課長は、公示送達及び公報に登載する公示令達文書を除き、堺市公示令達規程(昭和45年庁達第4号)第5条第6項各号に掲げるもの(第11項において「掲示文書」という。)について、法制文書課長に対し、堺市役所前の掲示場に掲示するよう依頼しなければならない。この場合においては、堺市公示令達規程第5条第7項の規定を準用する。

9　総務課長は、公示送達について、掲示場に掲示する必要があるものについては、上下水道局本庁舎前の掲示場に掲示しなければならない。

10　総務課長は、第6項の規定により管理者の記名を終えた公示令達文書を原本として保管しなければならない。

11　公示令達文書の形式及び掲示文書に係る掲示期間については、市長事務部局の例による。

12　管理規程の決裁済みの原議書は、総務課長が集中して保管するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、局又は管理者若しくは局長宛ての封書の文書(親展のもの及び開封しないことが相当と認められるものを除く。)又は宛先の表示により配付先の明確でない封書の文書は、これを開封し、開封印(様式第2号(乙))を封皮の表面の余白その他適当な箇所に押印の上、所管課長に配付するものとする。この場合において、現金、収入印紙、切手、定額小為替等を同封しているものについては、封皮の表面の余白にその種別、枚数及び金額を記載するものとする。

3　文書の内容について、2以上の課に関係がある場合は、最も関係の深いと認められる課の課長に配付しなければならない。

4　文書の配付は、直接配付するものを除き、文書連絡箱によって行うものとする。

2　文書管理課長は、収受した文書(以下「収受文書」という。)のうち、収受した日時が権利の得喪又は変更に関係のあるものにあっては当該文書の余白に又はその他適当な方法により到達日時を記録し、封筒又は荷札のあるものにあってはこれを添付しなければならない。ただし、第11条第1項ただし書の規定により収受印を押印したものを除く。

3　収受文書については、文書管理システムに所要事項を登録し、文書番号を取得しなければならない。ただし、総務課長においてその必要がないと認める文書については、この限りでない。

4　前項の規定にかかわらず、収受文書について、代替帳簿により整理をするときは、当該帳簿に所要事項を記録しなければならない。

5　第3項の規定による登録又は前項の規定による記録(以下この項においてこれらを「登録等」という。)を行った文書で、処理に起案文書の作成を要するものについては、当該起案文書の決裁を受けるとともに、当該登録等を行った文書を閲覧に供するものとする。

6　前項の規定に該当しない文書については、必要に応じて、次条に定めるところにより供覧を行うものとする。

7　文書管理課長は、収受文書で、機密の取扱いを要するものは、他見に触れないよう注意しなければならない。

8　文書管理課長は、収受文書の処理について決定し難いときは、上司の指示を受けなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、代替帳簿による所要事項の記録を行った文書は、供覧処理票(様式第4号)を利用して、押印供覧により処理を行うものとする。ただし、総務課長があらかじめ認めた処理票により供覧を行う必要がある場合は、当該処理票を利用して、押印供覧により処理を行うことができる。

3　供覧を行う文書には、必要に応じ、当該文書の要旨、問題点等を表記するとともに、必要に応じ、供覧を受けた際の指示事項、意見等を記入するものとする。

4　供覧を行う文書で、機密の取扱いを要するものは、他見に触れないよう注意しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、文書管理システムを利用して起案文書を作成することが適当でないと認められる場合は、起案用紙(様式第5号)を利用して、押印決裁起案文書を作成するものとする。ただし、総務課長があらかじめ認めた処理票により起案する必要がある場合は、当該処理票を利用して、押印決裁起案文書を作成することができる。

3　第1項の規定による処理に係る起案文書については、文書番号を取得しなければならない。

4　起案は、次の各号に定めるところにより行わなければならない。

5　単なる内容の周知、報告等を目的とした文書を作成したときは、前条に定めるところにより供覧を行うものとする。

2　文書審査は、収受又は起案の年月日、文書分類記号、種別、保存期間等の公文書の管理に関する項目、決裁区分及び合議又は供覧の範囲のほか、主としてその形式について行うものとする。

3　文書審査を行った者は、審査の結果、不適当と認めるものについては、自ら訂正若しくは加除(以下「訂正等」という。)を行い、又は担当者若しくは起案者に訂正等を行わせなければならない。

2　前項の決裁は、次の各号に掲げる区分に応じて当該各号に定める方法により行うものとする。

3　起案文書の内容の訂正等を行う必要がある場合は、次の各号に掲げる区分に応じて当該各号に定める方法により行うものとする。

4　他の部課に合議を要する起案文書は、次条及び第22条に定める手続をとるものとする。

2　合議を受けた者は、その事案について、異議がないときは前条第2項各号に掲げる方法により処理し、異議があるときは起案課と協議しなければならない。この場合において、双方の意見が一致しないときは、起案課の長は、その意見を付して上司の決定又は決裁を受けなければならない。

3　合議を受けた者は、合議した起案文書の決裁後その経過を知る必要があるときは、起案課から直接説明を受ける場合を除き、当該起案文書に要再回の旨を表記するものとする。

4　起案課は、合議した起案文書について決裁を終える前に廃案にしたとき又はその事案の内容に重要な変更が生じたときは、その旨を合議先に通知しなければならない。

2　重要な公文書その他説明を要する公文書について、決裁若しくは合議を受け、又は供覧を行うときは、当該公文書の回議者に必要な説明を行わなければならない。

2　第20条から第23条までの規定は、前項の決裁について準用する。この場合における関係部課への合議については、当該決裁文書において合議した部課とする。

2　施行文書には、次の各号に掲げる区分に応じて当該各号に定めるところにより文書記号及び文書番号を付さなければならない。

3　前項の規定にかかわらず、次に掲げる公文書については、文書記号及び文書番号を省略することができる。

4　浄書は、決裁文書に基づいて行わなければならない。

5　浄書した公文書は、必ず決裁文書と照合しなければならない。

6　浄書の確実を証するために特に必要があると認められる公文書については、控えとしてその写しを決裁文書に添えておくものとする。

2　前項の規定により公印を押印する場合において、紙数が2枚以上に及ぶときは、各用紙のとじ目又は継ぎ目に公印で契印する。

3　施行文書のうち、庁内文書については、特に必要がある場合を除き、公印を押印しないものとする。

4　施行文書のうち、特に必要のあるものには、当該施行文書の中央上部に決裁文書と割印するものとする。ただし、施行文書が多数で決裁文書に割印を押印する適当な箇所がないときは、決裁文書に添付した別紙を利用して割印を押印することができる。

5　施行文書を訂正したときは、その上部等の余白に、訂正箇所及び「○字削除」、「○字追加」等の訂正内容を記入し、その文字の上に当該施行文書に使用した公印を押印する。この場合において、句読点、小数点、コンマ等の符号は、それぞれ1字として数えるものとする。

6　公印を押印したときは、決裁文書の所定の欄にその旨を登録し、又は記録しなければならない。ただし、数次にわたって施行する場合等決裁文書に記録する適当な箇所がないときは、決裁文書に添付した別紙を利用して公印使用の記録をすることができる。

7　前各項に定めるもののほか、公印の使用については、堺市上下水道局公印規程(平成5年水道局管理規程第5号)に定めるところによる。

8　第1項の規定にかかわらず、法令等別に定めるものを除き、次の各号に掲げる庁外文書については、それぞれ当該各号に定める措置を講ずることをもって、公印の押印に代えることができる。

2　前項に定めるもののほか、庁外文書の発送について必要な事項は、総務課長が別に定めるところによる。

3　前2項の規定にかかわらず、通信回線を利用する方法により庁外文書を発送する場合については、別に定めるもののほか、総務課長が定めるところによるものとする。

2　前項の規定にかかわらず、紙の公文書として送付する必要がある庁内文書は、文書連絡箱を利用して配付するものとする。ただし、重要な公文書、機密の取扱いを要する公文書その他所管課長が必要があると認める公文書は、直接配付しなければならない。

2　文書管理課長は、文書主任に当該文書管理課における公文書の処理状況を明らかにさせ、未済のものについては処理の促進に努めなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、図面等その形状等により簿冊に編集することが困難な場合は、文書保存箱(様式第6号)等に整理し、保管するものとする。この場合における手続については、前項の規定を準用する。

3　第1項の規定にかかわらず、電磁的記録(文書管理システムを利用して整理し、保管するものを除く。)は、可搬性メディア(持ち運びが可能な磁気テープ、磁気ディスク、光磁気ディスクその他これらに類する媒体をいう。以下同じ。)等適切な媒体を利用して整理し、保管するものとする。

4　前項の場合において、可搬性メディア等には、第1項第2号に規定する紙の簿冊に準じて、必要な事項を表示するものとする。ただし、表示が困難なものについては、この限りでない。

5　文書管理課長は、文書管理課において保管する簿冊等について、その名称その他の必要事項を文書管理システムに登録しなければならない。ただし、総務課長が別に定める要件を満たすものについては、この限りでない。

6　機密の取扱いを要する簿冊等は、他見に触れないよう注意しなければならない。

2　文書分類表における各分類項目の保存期間は、法令等に定めがある場合を除き、別表の左欄に掲げる公文書の区分に応じ、それぞれ同表の右欄に定める期間を基準として、定めるものとする。

2　総務課長は、保存文書を文書庫に収蔵し適正な保存及び利用を図るための必要な手続を定め、及び所要の措置を講じなければならない。

2　保管文書及び保存文書の借受期間は、7日以内とする。

3　閲覧し、又は借り受けた保管文書及び保存文書は、抜き取り、取り替え、若しくは添削し、又は他に転貸してはならない。ただし、総務課長又は当該他の文書管理課長の承認を得た場合は、この限りでない。

4　総務課長又は文書管理課長は、必要があると認めるときは、保管文書又は保存文書の閲覧若しくは借受けを拒否し、又は既に閲覧中若しくは借受中のものについて返還を求めることができる。

2　前項の規定にかかわらず、法令その他に特別の定めがある場合は、その定めるところによる。

2　公文書を紛失し、又は汚損したときは、公文書紛失(汚損)届出書(様式第8号)により総務課長に報告しなければならない。

2　公文書の廃棄は、その内容に応じて、焼却、裁断、溶解、消去等適切な方法により行い、他見、露見等が生じないよう確実に処分しなければならない。

3　第1項本文の規定にかかわらず、文書管理課長が事務処理上必要があると認めるときは、保存文書の保存期間を延長するものとする。

2　文書管理課長は、その管理する公文書のうち、前項の規定により歴史的文書として指定されたものについては、総務課長に引き渡さなければならない。

(施行期日)

1　この規程は、平成21年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規程の施行の際、改正前の堺市上下水道局文書規程の様式に関する規定に基づき作成され、現に保管されている帳票については、改正後の堺市上下水道局文書規程の様式に関する規定に基づく帳票とみなして使用できるものとする。

この規程は、平成23年4月1日から施行する。

この規程は、平成24年4月1日から施行する。

この規程は、平成25年4月1日から施行する。

この規程は、平成26年4月1日から施行する。

この規程は、平成27年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成30年1月1日から施行する。ただし、第31条から第33条まで及び第35条の改正規定は、同年4月1日から施行する。

(適用区分)

2　この規程による改正後の堺市上下水道局文書規程(以下「新規程」という。)の規定(第31条から第33条まで及び第35条の規定を除く。)は、平成30年1月1日以後に供覧し、又は起案する文書について適用し、同日前に供覧し、回覧し、又は起案した文書については、なお従前の例による。

3　新規程第31条から第33条まで及び第35条の規定は、平成30年4月1日以後に供覧し、又は起案する文書について適用し、同日前に供覧し、回覧し、又は起案した文書については、なお従前の例による。

この規程は、平成29年12月22日から施行する。ただし、第10条第3項の改正規定は、公布の日から施行する。

この規程は、平成31年4月1日から施行する。

この規程は、令和2年4月1日から施行する。

この規程は、令和4年4月1日から施行する。ただし、第3条第11号、第20条第3項第1号及び第27条第9項の改正規定は、公布の日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、令和5年4月1日から施行する。

この規程は、令和5年10月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、令和7年4月1日から施行する。

(適用区分)

2　この規程による改正後の第27条の規定は、この規程の施行の日以後に起案する文書について適用し、同日前に起案した文書については、なお従前の例による。

(施行期日)

1　この規程は令和8年5月21日(その日が地方税法等の一部を改正する法律(令和5年法律第1号)附則第1条第12号の政令で定める日後である場合にあっては、当該政令で定める日)から施行する。

(経過措置)

2　前項に規定する政令で定める日が令和8年5月21日前である場合における公示送達(地方税法(昭和25年法律第226号)第20条の2(同条の規定を他の法律において準用する場合を含む。次項において同じ。)又は地方自治法(昭和22年法律第67号)第231条の3第4項の規定に基づくものを除く。)については、当該政令で定める日から同月20日までの間は、なお従前の例による。

3　第1項に規定する政令で定める日が令和8年5月21日後である場合における公示送達(地方税法第20条の2又は地方自治法第231条の3第4項の規定に基づくものに限る。)については、同日から当該政令で定める日の前日までの間は、なお従前の例による。