堺市議会開示等請求に関する事務取扱要領

1　趣旨
堺市議会個人情報の保護に関する条例（令和4年条例第33号。以下「条例」という。）に定める開示請求、訂正請求及び利用停止請求（以下各請求を一括し単に「請求」という。）に係る事務の処理については、本要領の定めるところによる。
2　請求の方法
請求は、請求者（本人及び代理人）が議会局の所管課（以下単に「所管課」という。）を訪れて行う方法又は郵送のいずれかの方法により、担当者が請求権を確認したうえで行うものとする。
3　公文書の特定等
(1) 請求者が所管課を訪れた場合、請求者から請求内容を聴き取って対象公文書の特定を行うとともに、請求権の確認を併せて行う。また、郵送による請求の場合、所管課から請求者に電話等で連絡を取り、請求内容の確認及び対象公文書の特定を行う。
(2) 公文書の特定は、次に掲げる事項により可能な限り詳細に行う。
ア　請求に係る公文書の名称（決裁文書の標題等）
イ　年度又は期間
ウ　その他、対象公文書を特定するために必要な事項
4　請求の受付等
(1) 3の規定に基づき対象公文書の特定が行えた時点で、所管課は請求を受け付ける。ただし、請求者の求める情報が以下のいずれかに該当するときは請求としての受付をせず、その旨を説明のうえ情報の入手方法について案内する。
ア　条例第2条第4項各号に定める公文書の除外規定に該当する場合
イ　条例第30条に定める他の制度又は法令により対応すべきものである場合
(2) (1)ア及びイに該当せず、請求として受け付ける必要があると所管課が判断した場合は、請求書を作成したうえで、議会局政策総務課（以下「政策総務課」という。）で当該受付を示す日付印（以下「受付印」という。）を押印し整理番号を付番する。
(3) (1)ア及びイに該当するか否かの判断がその場で困難な場合においても請求書を作成したうえで、政策総務課で受付印のみ押印し所管課に持ち帰って検討を行う。その検討結果については速やかに政策総務課へ連絡するとともに、(1)及び(2)に定める手続きを行う。
(4) (2)または(3)に基づき受付を行った請求書は2部複写のうえ、1部を請求者控として交付するとともに1部を政策総務課に提出し、原本は所管課において事務に使用する。
(5) 請求者が直接所管課を訪れた場合は、当該課内において担当者等が請求者と面談のうえ、(1)～(4)の処理を行う。
(6) 請求書が政策総務課に郵送された場合は、封筒に受付印を押印し、所管課に連絡して当該請求書類を交付する。交付を受けた所管課は速やかに請求者と連絡を取り、3(1)後段及び(1)～(4)の処理を行う。
(7) 請求書の提出時刻が市の業務時間外である場合は、その時点以降の直近の開庁日をもって受付日とする。
(8) (2)～(4)により受付を済ませたのちに、やむを得ない事情により請求を取下げることとなった場合は、所管課は請求者に「請求の取下げ」の旨を書面で提出させるとともに、その写しを政策総務課に提出する。
(9) 所管課は、請求者の氏名、住所等の個人情報を、市の外部の者や当該請求に関係のない部署に漏らしてはならない。
5　請求書の受け渡し
所管課と政策総務課の間で請求書及びその写しを受渡しする場合は、職員により手渡しする等紛失等の防止対策を講じなければならない。
6　処理期間の起算
請求に係る開示等（一部開示を含む。）、訂正、利用停止または不開示等の決定（以下まとめて「開示決定等」という。）を行う処理期間として定められる15日の起算日は、受付印の押印日とする。（【例】4月3日受付 ⇒ 決定期限：4月17日）
7　補正
(1) 請求受付後に対象公文書の特定が不完全であることが判明した場合は、補正を行うことができる。この場合において、補正には、条例に定める補正手続のほか、電話等による軽微な修正も含む。
(2) (1)に規定する補正は、所管課が行わなければならない。
(3) 所管課が請求書に補正を行った場合は、補正内容を記した請求書を複写し、請求者及び政策総務課へ送付した請求書の写しのいずれも差替えを行う。
(4) 所管課が面談や電話等により口頭で補正を行った場合は、当該補正の日時と手段を備考欄に付記する。この場合、請求者及び政策総務課へ送付した請求書の写しの差替えは(3)同様とする。
8　開示決定等までに必要な事務
(1) 所管課は、受付印を押印した請求書を受領した後は、速やかに当該請求書を供覧するとともに、4(8)に規定する請求の取下げの場合を除き、条例に定める不開示情報に該当する情報が対象公文書に含まれないか十分に精査しなければならない。
(2) 対象公文書に不開示情報が含まれる場合やその可能性がある場合など、処理期間の延長や第三者への照会等、開示決定等までに必要とする事務手続については、条例の定めるところにより適正に行わなければならない。
(3) 所管課は、開示決定等に当たっては、議会運営委員会の協議を経なければならない。
(4) 所管課は、補正や期間延長等決定を行うのに必要なその他の手続を行った場合以外は、請求の受付日から15日を超えない期間内に請求に対する開示決定等通知書を作成しなければならない。
9　開示決定等通知書
(1) 開示決定等通知書は、議長決裁であるが、併せて政策総務課長の合議を経るものとする。
(2) 請求書に付された日付と受付印の押印日が異なる場合は、開示決定等通知書の頭書通知文中の請求年月日は、請求書に付された日付を記入する。
(3) 所管課は、1件の請求書に対し複数の開示決定等を行うこととなる場合は、作成する開示決定等通知書の整理番号に枝番を付す。
(4) 所管課は、請求書を受付後、原則として15日以内に開示決定等通知書を請求者に郵送する（やむを得ない事情がある場合に限り、開示決定等通知書を請求者に手渡しすることができる。ただし、開示等、訂正、利用停止または不開示等の遅延につながらないよう開示決定等日以後速やかに手渡すこと）。また、対象公文書の写し（電磁的記録の場合はその複製を含む。以下「写し等」という。）の交付を郵便により行う場合は当該郵便に同封して開示決定等通知書を渡すことができる。
(5) 開示決定等通知書の郵送にあたり、請求者に到達する日が請求の受付日を含んで15日を超過する場合は、遅くとも15日の期限の日に請求者に電話等により開示決定等の内容について知らせなければならない。条例の定めに則り期間の延長を行った場合も、その旨を知らせる通知書を当該15日以内に手渡し若しくは郵送するものとするが、当該通知書が請求者に到達する日が15日の期限を超過する場合は、開示決定等通知書同様遅くとも当該期限の日には期間の延長について請求者に知らせなければならない。
(6) 所管課は、開示決定等通知書の決裁を完了し公印を押印したのち、1部複写し政策総務課へ提出しなければならない。
(7) 堺市議会個人情報の保護に関する条例施行規則（令和4年議会規則第2号）に定める全ての様式について(6)を適用する。
(8) 開示決定等が一部開示若しくは不開示等のいずれかの場合は、請求者が当該開示決定等の内容を知った日を確定するため簡易書留により郵送し、審査請求に係る出訴期間（3カ月）の起算日を明確にしておかなければならない。ただし、(4)に規定する請求者に開示決定等通知書を手渡す場合は、当該通知書の決裁を行った稟議書備考欄又は受領書に受取日及び請求者署名の記載を行わせることにより、当該受取日の翌日から出訴期間の起算を始めるものとする。
(9) 所管課は、開示等の決定を行ったときは、可能な限り事前に開示等日時の調整を請求者と行い、開示等決定通知書に記すものとする。ただし、連絡がつかない等の理由により開示等日時が確定されない場合は、開示等決定通知書にある開示等日時の記載欄は別途調整として決裁する。
(10) 開示等決定を行ったときは、請求者に対し、開示等決定通知書を受け取った日の翌日から起算して30日以内に、その求める開示等の実施の方法等の事項を次に掲げる方法で申出させるものとする。ただし、請求者が当該請求の際に提出した開示等請求書に記載した方法等を変更しないのであれば、申出は不要とする。
ア　請求者から所管課へ申出書を郵送、ファクシミリ送信又は電子メール送信させる方法
イ　アの方法が困難な場合は、所管課が電話等で請求者の意思を確認し、その内容を記録して申出書の提出に代える方法
　(11) 所管課は、開示等日時について請求者に電話等により連絡をとり日程の調整を行わなければならない。
10　開示等
(1) 開示等の際は、対象公文書の説明を行う所管課職員以外の者を立ち会わせてはならない。
なお、例外的に所管課職員以外の者を立ち会わせる必要がある場合は、あらかじめ請求者の了承を得なければならない。
(2) 所管課は、対象公文書の原本を示して開示等を行う。ただし、対象公文書に不開示情報等が含まれるときは、不開示箇所を黒く塗りつぶした上で複写したものを開示等する。
(3) 請求時に請求者が写し等の交付を求めた場合、所管課は、原則として写し等を開示等時に準備し、遺漏や落丁・乱丁がないことを確認した上で請求者に交付する。
(4) 開示等時に請求者が写し等の交付を求めた場合、所管課は、写し等を請求者の求めに応じて速やかに交付する。なお、所管課の担当者が同行し、請求者が市政情報センター等のコインコピー機を利用して複写することができる。
ただし、複写に時間を要する場合は、請求者の了承を得て当該写し等を後日交付することができる。
(5) (3)または(4)に規定する写し等の交付にあたり、政策総務課において費用徴収を行うとともに領収書を発行する。ただし、市政情報センター等のコインコピー機を利用して複写を行う場合は、この限りでない。
(6) (5)の規定により政策総務課で費用徴収を行った場合は、請求を受けた所管課への歳入科目の振替は行わない。
(7) 請求者が写し等の送付を希望する場合は、所管課は、写し等に係る費用及び送料を次に掲げる支払方法により前納する必要がある旨を請求者に知らせなければならない。
ア　請求者が現金書留若しくは郵便為替により、写し等に係る費用及び送料を所管課に送付する。
イ　所管課は、写し等に係る費用及び送料分の納付書を交付し、請求者は金融機関等で納付する。
(8) 所管課は、(7)ア又はイによる納付を行ったことを確認した際は、速やかに写し等を送付しなければならない。
(9) 所管課は、(7)及び(8)に規定する郵送による写し等の送付について、当該事務を行うことができない場合には、その全て若しくは一部を政策総務課に依頼することができる。
(10) 請求に係る対象公文書を送付する場合は、簡易書留などの特殊取扱郵便を利用するなど、個人情報の保護措置を取ったうえで送付しなければならない。ただし、請求者が望まない場合はこの限りでない。
11　審査請求に係る事務
(1) 条例による決定に対する審査請求又は不作為に係る審査請求が提出された場合、審査庁となるべき担当課（以下「審査庁担当課」という。）は、条例第46条に基づく堺市個人情報保護審議会への諮問を行わなければならない（諮問が不要とされる場合を除く）。
(2) 審査庁担当課は、(1)の諮問までに必要とされる事務手続について、行政不服審査法（平成26年法律第68号）の定めるところにより、適正に行わなければならない。
(3) 諮問にあたっては、審査庁担当課は諮問書を作成し、(2)の事務手続による受付及び交付書面全ての写しを添付の上、諮問通知書（案）の写しを添えて市政情報課に提出する。
(4) 対象公文書については、不開示部分を蛍光マーカーで塗ったものを1部用意し、諮問書に添えて市政情報課に提出する提出しなければならない。ただし、対象公文書が膨大である場合など提出に時間を要する場合は、後日用意が整った時点で提出すればよいものとし、初回の審議にかかる1カ月前を提出期限とする。
(5) 審査庁担当課は、市政情報課から諮問に係る審議に必要な資料等を求められた場合は、速やかに資料を作成し市政情報課に提出しなければならない。
12　裁決
(1) 答申後の裁決は、審査庁担当課が答申後可能な限り速やかに行うものとする。
(2) 審査庁担当課は、裁決を行った旨を速やかに市政情報課へ報告する。
13　裁決後の開示等
(1) 所管課は、審査請求に対する裁決により改めて開示等を行う場合、当初の決定が一部開示のときは、写し等の交付に際し開示箇所が拡大した頁のみを差し替え、費用は徴収しない。ただし、既に交付した頁を返還せず新たに開示等となった頁を追加で交付する場合及び不開示が開示等となり初めての交付となる場合には、写し等の費用を徴収する。
(2) 所管課は、請求者に裁決後の開示について日時等の連絡を行う際、新たに開示となる箇所が含まれる頁との差替えとなるため、当初に交付した対象公文書を持参すること及び差替えでない場合は新たに交付する写し等の費用が必要である旨を併せて伝える。
(3) 裁決後の開示等における日時の調整、開示等場所、開示等方法等は原則当初の開示等と同様とする。
(4) 開示等に際し郵送による写し等の交付を行う場合は、10(7)～(10)の規定に従うものとする。
附 則
この要領は、令和5年4月1日から施行する。
附 則
この要領は、令和6年4月1日から施行する。