庁議議事要旨　平成27年8月20日

・総務局長　案件説明

市長
　堺市の歴史が綴られた堺市史は、日本三大市史の一つといわれるなど非常に高い評価を受けている。私たちは、歴史文化をこれからもしっかりと守っていくという姿勢を堅持していく必要がある。
　歴史的文書については、その管理や保存方法について、しっかりとした考え方を持つ必要があることから、庁内委員会で検討してもらいたいと考えている。また、歴史的文書としての重要性の判断は、市が自ら行うのではなく、第三者を含めた形で判断していく必要があるのではないか。

田村副市長
　公文書の代表的なものに決裁文書がある。年月が経過し、改めてその文書を読み返したときに、どういう趣旨や目的を踏まえて決裁をしたのかが分からないことのないよう、庁内委員会では現用文書の起案のあり方などについても、議論をしてもらいたい。

総務局長
　庁内委員会で検討するときには現用文書のあり方についても検討していく。
　公文書の作成、保存等については、法令等を遵守の上、適切に行うべきであり、関連書類等も決裁に添付し、施行後は、所定の保存期間、保存するようにしてもらいたい。

中條副市長
　歴史的文書として保存すべきものは、毎年相当数にのぼると聞いている。何年か先には本庁舎内の公文書庫に入りきらなくなるだろう。今後、公文書を管理する場所も考えていく必要があると思うので、このことも含めて検討してもらいたい。

狭間副市長
　公文書を保管していくにあたり、データ保管なのか原本のまま保管するのか、公文書の重要性に応じて変わると思うが、効率的な保管方法が必要である。その点は庁内委員会で検討するのか。

総務局長
　文書管理についてはシステムによる電子決裁を実施しているが、重要な文書は紙ベースで作成して保管している。歴史的文書は、原本そのものが重要であるが、閲覧の場合などに原本を示すのか、原本証明による写しで対応するのかなど庁内委員会で検討していく。

市長
　歴史的文書を原本保管していくことは大事だが、文書はどんどん量が増えてしまうので、ICTを活用しながら、紙文書を少なくしていく観点も重要である。

・建築都市局長　案件説明

危機管理監
　第4回大阪880万人訓練の実施について報告する。
　大阪880万人訓練は、市民一人一人が地震発生時の情報の収集方法、発災時の初期行動について確認する機会として、市民の皆さまの自助力を高めることを目的として実施する。　
　この訓練は4回目になるが、例年8月30日から始まる防災週間の最終日である9月5日に実施していたが、今年度は、9月5日が土曜日ということから学校などでの対応を考え、前日の9月4日の金曜日に実施する。
　訓練の災害想定については、午前11時に南海トラフ巨大地震が発生し、堺市内においても震度6弱を観測したというもので、当日は11時に屋外スピーカーのサイレンや、館内放送により地震の発生をお知らせする。
　その後、携帯電話やスマートフォンに緊急速報メールで、11時3分に大阪府から大津波警報の発令情報、11時5分に堺市から避難指示発令情報を流す。
　昨年度は、議会の本会議中に議場において訓練を実施したが、今年度は、それぞれの職場で訓練に参加いただき、身を守る行動をとっていただいたり、津波発生時の避難行動をイメージしていただきたいと考えている。
　なお、当日は訓練と連動して、危機管理室では、各区役所、消防局、上下水道局、学校園、防災関係機関により、防災行政無線と衛星電話による通信訓練の実施を予定している。その他にも、訓練と連動して、総務局では本庁舎の自衛消防組織による安全防護・避難誘導等の訓練、建設局では道路や橋りょうのパトロール、区役所では区災害対策本部の設置訓練、保育所では近くの小学校への避難訓練などを計画しており、ほぼ全局で訓練と連動して何らかの形で取組を実施する。
　9月4日に向けて、所属の取組に加え、市民の皆さまへの周知と参加促進にご協力いただくようお願いしたい。

上下水道局長
　上下水道局の広報について報告する。
平成18年から上下水道局のキャラクターである「すいちゃん」を活用した広報戦略を進めてきた。特に、ツイッターなどのSNSを利用した双方向のコミュニケーション広報を行っている。このたび9年間の取組が認められ、国土交通省大臣・循環のみち下水道賞・広告部門を9月10日に受賞することになった。
　また、現在行われている、「ゆるキャラ(R)グランプリ2015」にもエントリーしている。「サカエル＆みそさかい」、「ザビエコくん」、「ムーやん」ともども、投票結果を楽しみにしていただきたい。