○堺市文書規程
平成2年1月1日
庁達第1号
目次
第1章 総則(第1条―第9条)
第2章 配付(第10条―第14条)
第3章 処理(第15条―第25条)
第4章 浄書及び発送(第26条―第29条)
第5章 整理、保管及び保存(第30条―第40条)
第6章 補則(第41条―第43条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、別に定めがあるものを除くほか、本市における文書事務について必要な事項を定める。
(取扱い及び作成上の原則)
第2条 公文書は、全て適正かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにするとともに、検索しやすいように整理をし、事務能率の向上を図るように努めなければならない。
2 公文書は、口語体を用い、平易で、かつ、正確な表現となるように努めなければならない。
(平3庁達4・平25庁達3・平26庁達3・令2庁達1・一改)
(1) 公文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録であって、組織的に用いるものとして、本市が保有しているものをいう。ただし、官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。
(2) 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。
(3) 電子文書 電磁的記録のうち、電子計算機による情報処理の用に供されるもの(書式情報(公文書の体裁に関する情報をいう。)を含むものに限る。)をいう。
(4) 供覧 上司その他関係職員の閲覧に供することをいう。
(5) 起案文書 事案の処理に係る意思決定の案を記載した文書をいう。
(6) 庁内文書 本市の機関又はその内部組織がその所管事務について本市の他の機関又は内部組織に対して発する公文書をいう。
(7) 庁外文書 本市の機関又はその内部組織がその所管事務について本市の外部に対して発する公文書をいう。
(8) 処理票 収受又は起案の年月日その他の公文書を管理するために必要な項目及び供覧、決裁又は合議のための押印欄を印刷した事務用紙、帳簿、伝票、カード等をいう。
(9) 文書管理システム 公文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄等の事務を総合的に管理する電子情報処理組織で、法制文書課が所管するものをいう。
(10) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。
(11) 文書管理課 属する公文書を組織的に整理し、保管し、及び保存するために適当と認められる単位の組織をいう。
(平4庁達5・平12庁達8・平13庁達4・平15庁達5・平18庁達23・平19庁達5・平20庁達6・平23庁達16・平25庁達3・平26庁達3・平27庁達1・平29庁達9・令5庁達6・令5庁達14・一改)
(文書管理単位)
第4条 公文書は、課(これに準ずる組織を含む。以下同じ。)ごとに扱うものとする。ただし、法制文書課長の承認を得た場合は、この限りではない。
(平18庁達23・追加、平19庁達5・平23庁達16・平26庁達3・一改)
(文書事務の管理者)
第5条 法制文書課長は、文書事務を統括し、文書事務の処理状況について、必要な調査を行い、その結果に基づいて文書管理課の長(以下「文書管理課長」という。)に対し、必要な処置を求めることができる。
2 文書管理課長は、それぞれ当該文書管理課における文書事務を管理する。
(平18庁達23・全改、平19庁達5・平23庁達16・一改)
(文書主任の設置)
第6条 文書管理課にそれぞれ文書主任1人を置き、当該文書管理課の課長補佐の職にある者をもってこれに充てる。ただし、課長補佐を置かない文書管理課にあっては、所属職員(係長級以上の職員に限る。)のうちから文書管理課長が指定する。
2 前項本文の場合において、複数の課長補佐を置く文書管理課については、文書管理課長が当該課長補佐のうちから文書主任を指定するものとする。
4 文書管理課長は、当該文書管理課に文書主任を補佐する者として文書事務主担者を置くものとする。
(平8庁達8・平12庁達8・平15庁達5・一改、平18庁達23・旧第5条繰下、平19庁達5・平20庁達6・平23庁達16・平26庁達3・平29庁達9・一改)
(文書主任の職務)
第7条 文書主任は、次に掲げる事項について関係職員を指導する。
(1) 文書の収受及び配付に関すること。
(2) 公文書の供覧、起案及び施行に関すること。
(3) 公文書の浄書及び発送に関すること。
(4) 公文書の分類、整理、保管、保存及び廃棄に関すること。
(5) 公文書の処理の促進及び改善に関すること。
(6) 文書管理システムの適正な運用に関すること。
(7) その他文書事務の処理に関すること。
2 文書管理課長は、当該文書管理課の文書主任に事故があったとき、又は文書主任が欠けたときは、その職務を行うものとする。この場合において、文書管理課長は、その旨を法制文書課長に報告しなければならない。
(平4庁達5・平8庁達8・平12庁達8・平15庁達5・一改、平18庁達23・旧第6条繰下、平19庁達5・平20庁達6・平23庁達16・平26庁達3・平29庁達9・一改)
(文書主任との連絡調整)
第8条 法制文書課長は、必要があると認めるときは、文書主任を招集し、文書事務の連絡調整を図ることができる。
(平8庁達8・平15庁達5・一改、平18庁達23・旧第7条繰下、平19庁達5・平23庁達16・一改)
(文書記号及び文書番号)
第9条 文書記号は、文書管理課ごとに課名の略称を基準として法制文書課長が決定し、文書管理課長に通知する。
2 文書番号は、文書管理システムで管理するものとする。
3 前項の規定にかかわらず、法制文書課長の承認を得たときは、文書管理システムに代わる帳簿(以下「代替帳簿」という。)を設けて、当該帳簿により文書番号を管理することができる。この場合において、代替帳簿により管理する文書番号は、文書管理システムで管理する番号と重複しないものとしなければならない。
4 文書番号は、法令等別に定めがある場合のほか、年度(年度によらない場合は、年。以下同じ。)ごとに管理するものとする。ただし、代替帳簿により管理する文書番号で法制文書課長が認めるものについては、この限りでない。
(平25庁達3・全改、平26庁達3・一改)
第2章 配付
(平25庁達3・改称)
3 文書の内容について、2以上の課に関係がある場合は、最も関係の深いと認められる課の課長に配付しなければならない。
4 文書の配付は、直接配付するものを除き、文書連絡箱によって行うものとする。
(平25庁達3・全改・旧第11条繰上)
(郵便料金の未納又は不足の文書の取扱い)
第11条 総務課長は、郵便料金の未納又は不足の文書が本庁に送達されたときは、私用に関すると認められるものを除き、その料金を支払って領収証書とともに当該文書を受け取ることができる。この場合においては、関係課に対し所要の手続をしなければならない。
(平8庁達8・平12庁達8・一改、平18庁達23・旧第11条繰下、平20庁達6・一改、平25庁達3・旧第12条一改・繰上)
(執務時間外に到達した文書の取扱い)
第12条 執務時間外に本庁に到達した文書の取扱いは、総務課長が別に定めるところによる。
(平18庁達23・旧第12条繰下、平20庁達6・一改、平25庁達3・旧第13条一改・繰上)
(平8庁達8・平12庁達8・一改、平18庁達23・旧第13条一改・繰下、平25庁達3・旧第14条一改・繰上、平26庁達3・一改)
(平25庁達3・全改・旧第15条繰上)
第3章 処理
(平25庁達3・改称)
(収受文書の処理)
第15条 文書管理課長は、所属に直接到達し、又は総務課長から配付された文書のうち、誤配その他により当該所属の所管に属しない文書があるときは、次の各号に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 所管課が明らかな文書(特殊取扱文書を除く。)は、直ちに当該所管課に転送すること。
(2) 特殊取扱文書又は所管課が明らかでない文書は、配付した者又は送付した者に返付すること。
2 文書管理課長は、収受した文書(以下「収受文書」という。)のうち、収受した日時が権利の得喪又は変更に関係のあるものは、当該文書の余白に又はその他適当な方法により到達日時を記録し、封筒又は荷札のあるものはこれを添付しなければならない。ただし、第10条第1項ただし書の規定により収受印を押印したものを除く。
3 収受文書については、文書管理システムに所要事項を登録し、文書番号を取得しなければならない。ただし、法制文書課長においてその必要がないと認める文書については、この限りでない。
4 前項の規定にかかわらず、収受文書について、代替帳簿により整理をするときは、当該帳簿に所要事項を記録しなければならない。
7 文書管理課長は、収受文書で、機密の取扱いを要するものは、他見に触れないよう注意しなければならない。
8 文書管理課長は、収受文書の処理について決定し難いときは、上司の指示を受けなければならない。
(平25庁達3・全改・旧第16条繰上、平26庁達3・平29庁達9・一改)
(文書の供覧)
第16条 文書の供覧は、文書管理システムに供覧の範囲その他必要な事項を登録し、電子供覧(電子的な方法により文書の供覧を行うことをいう。以下同じ。)により処理を行わなければならない。ただし、全部又は一部が紙の文書である等の理由により電子供覧による処理を行うことができない場合は、文書管理システムから出力した供覧処理票を利用して、押印供覧(押印を求める方法により文書の供覧を行うことをいう。以下同じ。)により処理を行うものとする。
3 供覧を行う文書には、必要に応じ、当該文書の要旨、問題点等を表記するとともに、必要に応じ、供覧を受けた際の指示事項、意見等を記入するものとする。
4 供覧を行う文書で、機密の取扱いを要するものは、他見に触れないよう注意しなければならない。
(平25庁達3・追加、平26庁達3・平29庁達9・一改)
(起案等)
第17条 事案の処理に係る意思決定に当たっては、文書管理システムに意思決定を求める内容その他必要な事項を登録して起案文書を作成し、電子決裁(電子的な方法により起案文書を回議し、決裁を得ることをいう。以下同じ。)により処理するものとする。ただし、起案文書の全部又は一部が紙の文書である等の理由により電子決裁により処理する起案文書(以下「電子決裁起案文書」という。)を作成することができない場合は、文書管理システムから出力した起案用紙を利用して、押印決裁(紙の起案文書を回議し、決裁を得ることをいう。以下同じ。)により処理する起案文書(以下「押印決裁起案文書」という。)を作成するものとする。
3 第1項の規定による処理に係る起案文書については、文書番号を取得しなければならない。
4 起案は、次の各号に定めるところにより行わなければならない。
(1) 標題は、内容が類推できるよう具体的な名称等を盛り込むとともに、簡潔明瞭なものとし、必要があれば内容の性格等を括弧書で表記すること。
(2) 文字の大きさ、字体、配置等に配慮して見やすいものとするように努めること。
(3) 表現は、簡明かつ平易を旨とし、箇条書にする等工夫するとともに、必要に応じて関係規定及び参考となる資料等を付記し、又は添付すること。
(4) 文体は口語体とし、書式は原則として左横書きにより、漢字は常用漢字表に掲げる漢字を用い、仮名遣いは現代仮名遣いによること。
(5) 庁外文書の発信者名は、市長その他法令の規定により権限を有する者(権限の委任を受けている者を含む。以下「市長等」という。)の職氏名とすること。ただし、当該庁外文書の内容又は宛先の区分により、市長等の職名、市長等以外の者の職氏名、市名又は組織名とすることができる。
(6) 庁内文書の宛先及び発信者名は、特命のあるもののほか、局部課長の職名によること。
(7) 急施を要する公文書、機密の取扱いを要する公文書その他当該公文書の施行について特別な取扱いを要するものは、急施、機密、議案、例規、公示等その公文書の性質又は目的を起案文書に表記すること。
(8) 公文書を郵送等する際に書留等特殊な取扱いを要するものについては、必要に応じ、その発送方法を起案文書に表記すること。
(9) 機密の取扱いを要する公文書は、他見に触れないように注意すること。
5 単なる内容の周知、報告等を目的とした文書を作成したときは、前条に定めるところにより供覧を行うものとする。
(平8庁達8・平11庁達6・平12庁達8・平13庁達4・平15庁達5・一改、平18庁達23・旧第15条一改・繰下、平19庁達5・平23庁達16・平25庁達3・平26庁達3・平27庁達1・平29庁達9・令2庁達1・一改)
(文書審査)
第18条 係長(グループ制を敷く組織にあっては、グループのリーダーとして課長が指名する課長補佐、主幹又は主査)は、供覧又は決裁を行う際に文書審査を行わなければならない。
2 文書審査は、収受又は起案の年月日、文書分類記号、種別、保存期間等の公文書の管理に関する項目、決裁区分及び合議又は供覧の範囲のほか、主としてその形式について行うものとする。
3 文書審査を行った者は、審査の結果、不適当と認めるものについては、自ら訂正若しくは加除(以下「訂正等」という。)を行い、又は担当者若しくは起案者に訂正等を行わせなければならない。
(平3庁達4・平4庁達5・平8庁達8・平15庁達5・一改、平18庁達23・旧第16条一改・繰下、平19庁達5・平23庁達16・平25庁達3・平26庁達3・一改)
(決裁の手続)
第19条 起案文書は、起案者から順次上司の決定を経て、市長等又は専決権者の決裁を受けなければならない。
(1) 電子決裁 文書管理システムへの承認の意思の登録
(2) 押印決裁 起案文書の所定の欄への認印の押印
(1) 電子決裁起案文書 訂正等を行う者による文書管理システムへの訂正等の内容の登録。ただし、最終決裁者の決裁を経た後の合議において訂正等を行う場合で、当該訂正等が文意の変化を生じさせるとき及び金額、氏名等の重要なものであるときは、訂正等を行った起案文書について、最終決裁者が再度承認の意思の登録を行うこと。
(2) 押印決裁起案文書 訂正等を行う者による訂正等の箇所への認印の押印。ただし、当該訂正等が文意の変化を生じさせる場合及び金額、氏名等の重要なものである場合は、最終決裁者の認印を合わせて押印すること。
(平18庁達23・全改、平25庁達3・平26庁達3・平27庁達1・一改)
(合議)
第20条 関係局部課への合議は、主管の局部課長の決裁又は決定を経た後とする。
2 合議を受けた者は、その事案について、異議がないときは前条第2項各号に掲げる方法により処理し、異議があるときは起案課と協議しなければならない。この場合において、双方の意見が一致しないときは、起案課の長は、その意見を付して上司の決定又は決裁を受けなければならない。
3 合議を受けた者は、合議した起案文書の決裁後その経過を知る必要があるときは、起案課から直接説明を受ける場合を除き、当該起案文書に要再回の旨を表記するものとする。
4 起案課は、合議した起案文書について決裁を終える前に廃案にしたとき又はその事案の内容に重要な変更が生じたときは、その旨を合議先に通知しなければならない。
(平7庁達2・平13庁達4・一改、平18庁達23・旧第18条一改・繰下、平25庁達3・平26庁達3・一改)
(1) 条例の制定又は改廃に関すること。 総務局長
(2) 規則及び庁達の制定又は改廃に関すること。 行政部長又は法制文書課長
(3) 要綱(特に合議を要するものとして行政部長が定めるものに限る。)の制定又は改廃に関すること。 行政部長
(4) 地方自治法(昭和22年法律第67号)第96条第1項の規定により議決を要する訴えの提起、和解及び調停に関すること。 総務局長
(5) 前号を除く訴訟(仮処分を含む。)、和解及び調停に関すること(市営住宅の明渡しに係るものを除く。)。 行政部長又は法制文書課長
(6) 重要又は異例に属する告訴及び告発に関すること。 法制文書課長
(7) 強制執行(行政代執行を含み、市営住宅の明渡しに係るものを除く。)及び供託に関すること。 法制文書課長
(8) 重要又は異例に属する行政処分に関すること。 法制文書課長
(9) 重要又は異例に属する法令の解釈及び運用に関すること。 法制文書課長
(10) 契約、協定、覚書等に関する事項で重要又は異例に属すること。 法制文書課長
2 起案者は、前項各号に掲げる事案に関する起案文書について必要があると認めるときは、事前に法制文書課長の審査を受け、又は法制文書課長と協議し、案の調整を行うことができる。
(平8庁達8・平11庁達6・平12庁達20・平13庁達4・平15庁達5・一改、平18庁達23・旧第19条一改・繰下、平19庁達5・平23庁達16・平25庁達3・平26庁達3・平27庁達1・平28庁達11・令2庁達1・令3庁達4・令5庁達6・一改)
(事務決裁規則等による手続)
第22条 前3条に定めるもののほか、起案文書の決裁及び合議については、堺市事務決裁規則(昭和36年規則第9号)、堺市財務規則(平成19年規則第56号)、堺市会計規則(平成19年規則第43号)その他の規則に定めるところによる。
(平18庁達23・旧第20条繰下、平22庁達13・一改)
(機密の取扱いを要する公文書等の取扱い)
第23条 機密の取扱いを要する公文書の決裁、合議又は供覧については、当該課長又は担当者が自ら持ち回って決裁若しくは合議を受け、又は供覧を行わなければならない。
2 重要な公文書その他説明を要する公文書について、決裁若しくは合議を受け、又は供覧を行うときは、当該公文書の回議者に必要な説明を行わなければならない。
(平18庁達23・旧第21条一改・繰下、平25庁達3・平26庁達3・平29庁達9・一改)
2 条例、規則その他公示令達を要する公文書は、当該事案の議決又は決裁後、堺市公示令達規程(昭和45年庁達第4号)に定めるところにより処理しなければならない。
(平18庁達23・旧第22条一改・繰下、平25庁達3・平26庁達3・令5庁達6・一改)
(廃案等の手続)
第25条 決裁を終えた起案文書(以下「決裁文書」という。)を廃案にし、又は長期間施行を保留する必要が生じたときは、その理由を付し、当該決裁文書を添付して廃案又は保留の決裁を受けなければならない。
(平7庁達2・追加、平18庁達23・旧第22条の2一改・繰下、平29庁達9・一改)
第4章 浄書及び発送
(浄書)
第26条 施行する公文書(以下「施行文書」という。)は、当該施行文書を作成した課において浄書するものとする。
(1) 庁内文書 文書記号及び文書番号
(2) 庁外文書 「堺」の次に文書記号及び文書番号
3 前項の規定にかかわらず、次に掲げる公文書については、文書記号及び文書番号を省略することができる。
(1) 行事、式典等の招待状、挨拶状、礼状等の儀礼文書及び書簡文書
(2) 表彰状、感謝状、賞状、修了証書その他これらに類するもの
(3) 辞令、委嘱書、委任状、職員証、立入検査員証その他これらに類するもの
(4) 契約書、協定書その他これらに類するもの
(5) その他法制文書課長が文書記号及び文書番号を付す必要がないと認めるもの
4 浄書は、決裁文書に基づいて行わなければならない。
5 浄書した公文書は、必ず決裁文書と照合しなければならない。
6 浄書の確実を証するために特に必要があると認められる公文書については、控えとしてその写しを決裁文書に添えておくものとする。
(平7庁達2・一改、平18庁達23・旧第23条一改・繰下、平25庁達3・平26庁達3・平29庁達9・一改)
(公印の押印)
第27条 施行文書のうち、庁外文書については、公印を押印するものとする。ただし、次に掲げる公文書については、これを省略することができる。
(1) 行事、式典等の招待状、挨拶状、礼状等の儀礼文書及び書簡文書
(2) 刊行物、資料、記念品等の送付文書
(3) 前2号に掲げるもののほか、法制文書課長が公印の押印を省略することができると認めるもの
2 前項の規定により公印を押印する場合において、紙数が2枚以上に及ぶときは、各用紙のとじ目又は継ぎ目に公印で契印する。ただし、市長が特に認める場合は、打抜機により特定の記号をもって全ての用紙を一括して打ち抜くことにより、これに代えることができる。
3 庁外文書(第1項第1号に掲げる公文書を除く。)について公印の押印を省略したときは、特に理由があると文書管理課長が認める場合を除き、発信者名の下に「(公印省略)」と明記するものとする。
4 庁内文書については、特に必要がある場合を除き、公印を押印しないものとする。
5 施行文書のうち、特に必要のあるものには、当該施行文書の中央上部に決裁文書と割印するものとする。ただし、施行文書が多数で決裁文書に割印を押印する適当な箇所がないときは、決裁文書に添付した別紙を利用して割印を押印することができる。
6 施行文書を訂正したときは、その上部等の余白に、訂正箇所及び「○字削除」、「○字追加」等の訂正内容を記入し、その文字の上に当該施行文書に使用した公印を押印する。この場合において、句読点、小数点、コンマ等の符号は、それぞれ1字として数えるものとする。
7 公印を押印したときは、決裁文書の所定の欄にその旨を登録し、又は記録しなければならない。ただし、数次にわたって施行する場合等決裁文書に記録する適当な箇所がないときは、決裁文書に添付した別紙を利用して公印使用の記録をすることができる。
8 前各項に定めるもののほか、公印の使用については、堺市公印規則(昭和42年規則第13号)に定めるところによる。
(1) 堺市情報通信技術を活用した行政の推進等に関する条例(平成19年条例第40号)第4条第1項の規定により電子文書として施行する庁外文書 当該庁外文書に電子署名を行い、当該電子署名に係る電子証明書(堺市情報通信技術を活用した行政の推進等に関する条例施行規則(平成20年規則第20号)第2条第2項第3号に規定する電子証明書をいう。)と併せて記録すること。
(2) 地方自治法第234条第5項の規定により作成する契約内容を記録した電子文書として施行する庁外文書 当該庁外文書に電子署名を行うこと。
(平4庁達5・平13庁達4・一改、平18庁達23・旧第24条一改・繰下、平19庁達5・平20庁達6・平23庁達16・平25庁達3・平26庁達3・平29庁達9・令5庁達6・令5庁達14・一改)
(庁外文書の発送)
第28条 庁外文書の発送手続は、次の各号に定めるところにより行わなければならない。ただし、所管課長において直接発送する場合は、この限りでない。
(1) 郵送を要する公文書は、郵便物発送簿(様式第6号)に所要事項を記入の上、総務課長が定める時間までに、総務課長に送付すること。
(2) 書留、配達証明及び特別送達として取り扱う公文書並びに特定記録として取り扱う公文書を発送する場合は、一般の郵便物と区分した上で総務課長に送付すること。
(3) 前2号の規定により送付を受けた公文書は、総務課長において料金後納郵便物差出票により郵送すること。
(4) 大阪府の機関(出先施設を含む。)へ送達する公文書は、総務課長が定める時間までに総務課長に送付すること。
(5) 前号の規定により送付を受けた公文書は、総務課長において府庁逓送便によって送付すること。
2 前項に定めるもののほか、庁外文書の発送について必要な事項は、総務課長が別に定めるところによる。
3 前2項の規定にかかわらず、通信回線を利用する方法により庁外文書を発送する場合については、別に定めるもののほか、法制文書課長が定めるところによるものとする。
(平3庁達4・平6庁達2・平8庁達8・平12庁達8・一改、平18庁達23・旧第25条繰下、平19庁達5・平20庁達6・平21庁達3・平22庁達13・平23庁達16・平25庁達3・平26庁達3・平29庁達9・令2庁達1・一改)
(庁内文書の送付)
第29条 庁内文書の送付は、文書管理システムを利用する方法により行うものとする。ただし、これにより難い場合は、庁内電子メールシステムを利用する方法により行うものとする。
2 前項の規定にかかわらず、紙の公文書として送付する必要がある庁内文書は、文書連絡箱を利用して配付するものとする。ただし、重要な公文書、機密の取扱いを要する公文書その他所管課長が必要があると認める公文書は、直接配付しなければならない。
(平25庁達3・追加、平26庁達3・一改)
第5章 整理、保管及び保存
(平25庁達3・改称)
(処理が完了していない公文書の整理等)
第30条 処理が完了していない公文書は、それぞれ担当者が区分整理し、その内容を表示した書棚に納める等の方法により適正に管理し、担当者以外の者でも当該公文書の所在及び処理状況を知ることができるようにしておかなければならない。
2 文書管理課長は、文書主任に当該文書管理課における公文書の処理状況を明らかにさせ、未済のものについては処理の促進に努めなければならない。
(平18庁達23・旧第26条一改・繰下、平25庁達3・旧第29条一改・繰下、平26庁達3・一改)
(処理が完了した公文書の整理等)
第31条 処理が完了した公文書(以下「処理完了文書」という。)は、次の各号に定めるところにより整理し、保管しなければならない。
(1) 年度ごとに作成する簿冊に、処理の年月日順に編集して一定の場所に保管すること。ただし、法制文書課長が必要があると認めるものについては、前年度又は翌年度の簿冊に編集することができる。
(2) 原則として処理完了文書1件ごとに索引又は整理番号を付して編集すること。
(3) 処理完了文書を編集する簿冊のうち、紙の簿冊(第5項の規定により文書管理システムに登録するものに限る。)については、文書管理システムから出力した表紙及び背表紙を貼り付けること。
(4) 次条第1項に規定する文書分類表に基づき分類すること。
(5) 開始年度、完結年度及び保存期間が同一の簿冊については、合冊して成冊することができる。
3 第1項の規定にかかわらず、電磁的記録(文書管理システムを利用して整理し、保管するものを除く。)は、可搬性メディア(持ち運びが可能な磁気テープ、磁気ディスク、光磁気ディスクその他これらに類する媒体をいう。以下同じ。)等適切な媒体を利用して整理し、保管するものとする。
5 文書管理課長は、文書管理課において保管する簿冊等について、その名称その他の必要事項を文書管理システムに登録しなければならない。ただし、法制文書課長が別に定める要件を満たすものについては、この限りでない。
6 機密の取扱いを要する簿冊等は、他見に触れないよう注意しなければならない。
(平3庁達4・平4庁達5・平6庁達2・平7庁達2・平8庁達8・平15庁達5・一改、平18庁達23・旧第27条一改・繰下、平19庁達5・平20庁達6・平23庁達16・一改、平25庁達3・旧第30条一改・繰下、平26庁達3・平27庁達1・平29庁達9・令2庁達1・一改)
(公文書の分類及び保存期間)
第32条 公文書の分類及び保存期間については、法制文書課長が別に定める文書分類表(以下単に「文書分類表」という。)による。この場合において、文書管理課長は、公文書の分類等を適切に行うため必要と認めるときは、文書分類表に記載の項目について、法制文書課長と協議の上、補正を依頼することができる。
(平29庁達9・全改)
(公文書の保存)
第33条 文書管理課長は、第31条の規定により整理等を行った公文書について、文書分類表により定めた保存期間中、保存しなければならない。ただし、法制文書課長の承認を得た場合は、この限りでない。
(平25庁達3・全改・旧第34条繰上、平26庁達3・平29庁達9・一改)
(公文書の管理換え)
第34条 文書管理課長は、組織の変更又は事務分掌の変更等により、公文書が他の文書管理課の所管に属することとなったときは、当該公文書の管理換えを行わなければならない。
(平18庁達23・全改、平19庁達5・平23庁達16・一改、平25庁達3・旧第35条一改・繰上、平26庁達3・一改)
2 保管文書及び保存文書の借受期間は、7日以内とする。
3 閲覧し、又は借り受けた保管文書及び保存文書は、抜き取り、取り替え、若しくは添削し、又は他に転貸してはならない。ただし、法制文書課長又は当該文書管理課長の承認を得た場合は、この限りでない。
4 法制文書課長又は当該文書管理課長は、必要があると認めるときは、保管文書又は保存文書の閲覧若しくは借受けを拒否し、又は既に閲覧中若しくは借受中のものについて返還を求めることができる。
(平4庁達5・平7庁達2・平8庁達8・平13庁達4・平15庁達5・一改、平18庁達23・旧第32条一改・繰下、平19庁達5・平23庁達16・一改、平25庁達3・旧第36条一改・繰上、平26庁達3・平29庁達9・令2庁達1・一改)
(庁外持出し等の禁止)
第36条 公文書は、庁外に持ち出し、又は本市の職員以外の者に閲覧させ、写させ、若しくはその写しを交付してはならない。ただし、所管部長の承認を得た場合は、この限りでない。
2 前項の規定にかかわらず、法令その他に特別の定めがある場合は、その定めるところによる。
(平25庁達3・追加、平26庁達3・一改)
(公文書の紛失又は汚損)
第37条 公文書は、紛失し、又は汚損しないよう慎重に取り扱い、細心の注意をもって保管し、及び保存しなければならない。
2 公文書を紛失し、又は汚損したときは、公文書紛失(汚損)届出書(様式第9号)により法制文書課長に報告しなければならない。
(平18庁達23・追加、平19庁達5・平23庁達16・平25庁達3・平26庁達3・平27庁達1・平29庁達9・一改)
(保存文書の廃棄)
第38条 文書管理課長は、保存文書のうち、保存期間の満了したものについては、少なくとも毎年1回、廃棄しなければならない。
2 公文書の廃棄は、その内容に応じて、焼却、裁断、溶解、消去等適切な方法により行い、他見、露見等が生じないよう確実に処分しなければならない。
3 第1項の規定にかかわらず、文書管理課長が事務処理上必要があると認めるときは、保存文書の保存期間を延長するものとする。
(平3庁達4・平4庁達5・平8庁達8・平15庁達5・一改、平18庁達23・旧第33条一改・繰下、平19庁達5・平23庁達16・平25庁達3・平26庁達3・一改)
(歴史的文書の引渡し)
第39条 文書管理課長は、前条の規定により廃棄の対象となった保存文書のうち、法制文書課長が歴史的文書(本市の歴史を伝えるとともに、理解する上で必要と認められる公文書をいう。)として指定したものについては、法制文書課長に引き渡さなければならない。
(平8庁達8・追加、平15庁達5・一改、平18庁達23・旧第33条の2一改・繰下、平19庁達5・平23庁達16・平25庁達3・平26庁達3・令2庁達1・一改)
(公文書の目録)
第40条 法制文書課長は、少なくとも毎年1回、本市が保有する公文書を編集した簿冊等の目録を作成しなければならない。
(平7庁達2・平8庁達8・平13庁達4・平15庁達5・一改、平18庁達23・旧第34条一改・繰下、平19庁達5・平23庁達16・平26庁達3・一改)
第6章 補則
4 消防局及び消防署における文書事務については、第28条第1項第1号から第3号までの規定は適用しない。
(平25庁達3・全改、平29庁達9・令3庁達4・令5庁達6・一改)
(平25庁達3・全改、平26庁達3・令5庁達6・一改)
(委任)
第43条 この規程に定めるもののほか、文書事務の処理について必要な事項は、法制文書課長が定める。
(平4庁達5・旧第36条繰下、平8庁達8・平15庁達5・一改、平18庁達23・旧第37条繰下、平19庁達5・平23庁達16・一改)
附則
(施行期日)
1 この庁達は、平成2年1月1日から施行する。
(適用区分)
2 改正後の堺市文書規程第5条の規定は、平成2年4月1日から適用し、同日前の文書主任の設置及び変更については、なお従前の例による。
3 改正後の堺市文書規程中、供覧、起案、編集並びに引継ぎ及び保存に関する規定は、会計年度により編集すべき文書については、平成2年4月1日以降に供覧し、又は起案するものから適用し、同日前に供覧し、又は起案するものについては、なお従前の例による。
附則(平成3年3月29日庁達第4号)
(施行期日)
1 この庁達は、平成3年4月1日から施行する。
(適用区分)
2 改正後の第27条第1項第9号及び様式第11号から様式第13号までの規定は、平成3年度以降の年度に区分し、整理される文書(暦年により区分し、整理される文書(以下この項において「暦年文書」という。)については、平成4年以降の年に区分し、整理される文書)について適用するものとし、平成2年度以前の年度(暦年文書については、平成3年以前の年)に区分し、整理される文書については、なお従前の例による。
(経過措置)
3 この庁達の施行の際、改正前の堺市文書規程の様式に関する規定により作成され、現に保管されている帳票については、当分の間、適宜修正のうえ、改正後の堺市文書規程の様式に関する規定による帳票とみなして使用できるものとする。
附則(平成4年4月1日庁達第5号)
この庁達は、平成4年4月1日から施行する。
附則(平成6年4月1日庁達第2号)
この庁達は、平成6年4月1日から施行する。
附則(平成7年4月1日庁達第2号)
この庁達は、平成7年4月1日から施行する。
附則(平成8年4月1日庁達第8号)
この庁達は、平成8年4月1日から施行する。
附則(平成11年4月30日庁達第6号)
この庁達は、平成11年5月1日から施行する。
附則(平成12年3月31日庁達第8号)
この庁達は、平成12年4月1日から施行する。
附則(平成12年9月29日庁達第20号)
この庁達は、平成12年10月1日から施行する。
附則(平成13年3月29日庁達第4号)
この庁達は、平成13年4月1日から施行する。
附則(平成14年12月20日庁達第20号)
(施行期日)
1 この庁達は、平成15年1月1日から施行する。
(経過措置)
2 この庁達の施行の際、改正前の堺市文書規程の様式に関する規定に基づき作成され、現に保管されている帳票については、当分の間、改正後の堺市文書規程の様式に関する規定に基づく帳票とみなして使用できるものとする。
附則(平成15年3月28日庁達第5号)
この庁達は、平成15年4月1日から施行する。
附則(平成17年3月30日庁達第11号)
この庁達は、示達の日から施行する。
附則(平成18年4月1日庁達第23号)
(施行期日)
1 この庁達は、平成18年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この庁達の施行の際、改正前の堺市文書規程の様式に関する規定により作成され、現に保管されている処理票については、当分の間、改正後の堺市文書規程の様式に関する規定に基づく処理票とみなして使用できるものとする。
附則(平成19年3月30日庁達第5号)
(施行期日)
1 この庁達は、平成19年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この庁達の施行の際、改正前の堺市文書規程の様式に関する規定により作成され、現に保管されている処理票については、当分の間、改正後の堺市文書規程の様式に関する規定に基づく処理票とみなして使用できるものとする。
附則(平成20年3月31日庁達第6号)
この庁達は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成20年9月30日庁達第14号)
この庁達は、平成20年10月1日から施行する。
附則(平成21年2月27日庁達第3号)
この庁達は、平成21年3月1日から施行する。
附則(平成22年4月1日庁達第13号)
この庁達は、示達の日から施行する。
附則(平成23年3月31日庁達第16号)
(施行期日)
1 この庁達は、平成23年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この庁達の施行の際、改正前の堺市文書規程の様式に関する規定により作成され、現に保管されている帳票については、当分の間、改正後の堺市文書規程の様式に関する規定に基づく帳票とみなして使用できるものとする。
附則(平成25年3月27日庁達第3号)
この庁達は、平成25年4月1日から施行する。
附則(平成26年3月10日庁達第3号)
この庁達は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成27年3月17日庁達第1号)
この庁達は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月31日庁達第11号)
(施行期日)
1 この庁達は、平成28年4月1日から施行する。
(適用区分)
2 この庁達による改正後の第21条第1項の規定は、この庁達の施行の日(以下「施行日」という。)以後にされた処分に係る審査請求について適用し、施行日前にされた処分に係る審査請求については、なお従前の例による。
附則(平成29年9月12日庁達第9号)
(施行期日)
1 この規程中第1条の規定は平成30年1月1日から、第2条の規定は同年4月1日から施行する。
(適用区分)
2 第1条の規定による改正後の堺市文書規程の規定は、平成30年1月1日以後に供覧し、又は起案する文書について適用し、同日前に供覧し、回覧し、又は起案した文書については、なお従前の例による。
3 第2条の規定による改正後の堺市文書規程の規定は、平成30年4月1日以後に供覧し、又は起案する文書について適用し、同日前に供覧し、又は起案した文書については、なお従前の例による。
附則(平成30年3月28日庁達第2号)
この庁達は、平成30年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月30日庁達第1号)
この庁達は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和3年3月31日庁達第4号)
この庁達は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月30日庁達第6号)
この庁達は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和5年9月19日庁達第14号)
この庁達は、令和5年10月1日から施行する。
別表(第32条関係)
(平26庁達3・全改、平27庁達1・平30庁達2・令2庁達1・令5庁達6・一改)
公文書の区分 | 保存期間 |
1 条例及び規則の制定改廃に関する公文書 2 議会の会議録、議案及び報告書に関する公文書 3 任免及び賞罰に関する公文書 4 隣接市町村との廃置分合に関する公文書 5 栄典に関する公文書 6 市の沿革となる公文書 7 市政運営に関する基本方針又は基本計画の策定に関する公文書 8 市長及び副市長の事務引継に関する公文書 9 財産の取得及び処分等に関する公文書のうち特に重要なもの 10 調査統計に関する公文書のうち特に重要なもの 11 許認可等に関する公文書のうち、その効力を有する期間が10年を超えるもの 12 総合計画及び施設の建設に関する公文書のうち特に重要なもの 13 予算及び決算に関する公文書のうち特に重要なもの 14 台帳、原簿等のうち特に重要なもの 15 前各項に掲げる公文書に類するもの及び10年を超える保存期間を必要とするもの | 10年を超えるもの |
1 損失補償及び損害賠償に関する公文書 2 金銭の支払いに関する証拠書類となる公文書 3 訴訟に関する公文書 4 不服申立てに関する公文書のうち重要なもの 5 工事の施行に関する公文書のうち重要なもの 6 財産の取得及び処分等に関する公文書のうち重要なもの 7 市政関連諸団体の設置改廃に関する公文書 8 調査統計に関する公文書のうち重要なもの 9 附属機関等の設置改廃に関する公文書 10 給与に関する公文書のうち重要なもの 11 貸付金及び補助金に関する公文書のうち重要なもの 12 許認可等に関する公文書のうち、その効力を有する期間が5年を超え10年以下のもの 13 会計経理に関する公文書のうち重要なもの 14 総合計画及び施設の建設に関する公文書のうち重要なもの 15 台帳、原簿等のうち重要なもの 16 前各項に掲げる公文書に類するもの及び10年の保存期間を必要とするもの | 10年 |
1 公示送達に関する公文書 2 要綱等の制定改廃に関する公文書 3 契約に関する公文書 4 財産の取得及び処分等に関する公文書 5 市政関連諸団体の運営に関する公文書 6 附属機関等の運営に関する公文書 7 表彰に関する公文書 8 給与に関する公文書 9 貸付金及び補助金に関する公文書 10 職員の服務に関する公文書 11 許認可等に関する公文書のうち、その効力を有する期間が3年を超え5年以下のもの 12 申請、報告及び届出等に関する公文書のうち重要なもの 13 前各項に掲げる公文書に類するもの及び5年の保存期間を必要とするもの | 5年 |
1 告示及び公告に関する公文書 2 総合計画及び施設の建設に関する公文書 3 不服申立てに関する公文書 4 工事の施行に関する公文書 5 市政関連諸団体の運営に関する公文書のうち軽易なもの 6 調査統計に関する公文書 7 常例的事務の執行に必要な公文書 8 許認可等に関する公文書のうち、その効力を有する期間が1年を超え3年以下のもの 9 会計経理に関する公文書 10 寄附採納に関する公文書 11 予算及び決算に関する公文書 12 請願、陳情及び要望に関する公文書 13 台帳、原簿等 14 申請、報告及び届出等に関する公文書 15 照会、回答及び通知等に関する公文書のうち重要なもの 16 前各項に掲げる公文書に類するもの及び3年の保存期間を必要とするもの | 3年 |
1 各種事務業務雑件 2 総合計画及び施設の建設に関する公文書のうち軽易なもの 3 許認可等に関する公文書のうち、その効力を有する期間が1年以下のもの 4 予算及び決算に関する公文書のうち軽易なもの 5 申請、報告及び届出等に関する公文書のうち軽易なもの 6 照会、回答及び通知等に関する公文書のうち軽易なもの 7 前各項に掲げる公文書に類するもの及び1年以下の保存期間を必要とするもの | 1年以下 |
(平25庁達3・全改・旧様式第2号(甲)繰上)
(平25庁達3・全改・旧様式第2号(乙)繰上)
(平20庁達6・全改、平25庁達3・旧様式第4号一改・繰上)
(平23庁達16・全改、平25庁達3・旧様式第5号繰上)
(平29庁達9・全改)
(平18庁達23・全改、平25庁達3・旧様式第7号(甲)繰上)
(平18庁達23・追加、平25庁達3・旧様式第7号(乙)繰上)
(平23庁達16・全改、平25庁達3・旧様式第8号繰上)
(平3庁達4・全改、平7庁達2・旧様式第13号一改・繰上、平25庁達3・旧様式第10号一改・繰上、平29庁達9・旧様式第8号繰上)
(平23庁達16・全改、平25庁達3・旧様式第11号一改・繰上、平26庁達3・一改、平29庁達9・旧様式第9号繰上)
(平23庁達16・全改、平25庁達3・旧様式第12号繰上、平26庁達3・一改、平29庁達9・旧様式第10号繰上)