2　公文書は、口語体を用い、平易で、かつ、正確な表現となるように努めなければならない。

2　文書管理課長は、それぞれ当該文書管理課における文書事務を管理する。

2　前項本文の場合において、複数の課長補佐を置く文書管理課については、文書管理課長が当該課長補佐のうちから文書主任を指定するものとする。

3　文書管理課長は、第1項ただし書及び前項の規定により文書主任を指定したときは、その職氏名を法制文書課長に報告しなければならない。これを変更したときも同様とする。

4　文書管理課長は、当該文書管理課に文書主任を補佐する者として文書事務主担者を置くものとする。

2　文書管理課長は、当該文書管理課の文書主任に事故があったとき、又は文書主任が欠けたときは、その職務を行うものとする。この場合において、文書管理課長は、その旨を法制文書課長に報告しなければならない。

2　文書番号は、文書管理システムで管理するものとする。

3　前項の規定にかかわらず、法制文書課長の承認を得たときは、文書管理システムに代わる帳簿(以下「代替帳簿」という。)を設けて、当該帳簿により文書番号を管理することができる。この場合において、代替帳簿により管理する文書番号は、文書管理システムで管理する番号と重複しないものとしなければならない。

4　文書番号は、法令等別に定めがある場合のほか、年度(年度によらない場合は、年。以下同じ。)ごとに管理するものとする。ただし、代替帳簿により管理する文書番号で法制文書課長が認めるものについては、この限りでない。

2　前項の規定にかかわらず、市若しくは市長宛ての封書の文書(親展のもの及び開封しないことが相当と認められるものを除く。)又は宛先の表示により配付先の明確でない封書の文書は、これを開封し、開封印(様式第1号(乙))を封皮の表面の余白その他適当な箇所に押印の上、所管課長に配付するものとする。この場合において、現金、収入印紙、切手、定額小為替等を同封しているものについては、封皮の表面の余白にその種別、枚数及び金額を記載するものとする。

3　文書の内容について、2以上の課に関係がある場合は、最も関係の深いと認められる課の課長に配付しなければならない。

4　文書の配付は、直接配付するものを除き、文書連絡箱によって行うものとする。

2　文書管理課長は、収受した文書(以下「収受文書」という。)のうち、収受した日時が権利の得喪又は変更に関係のあるものは、当該文書の余白に又はその他適当な方法により到達日時を記録し、封筒又は荷札のあるものはこれを添付しなければならない。ただし、第10条第1項ただし書の規定により収受印を押印したものを除く。

3　収受文書については、文書管理システムに所要事項を登録し、文書番号を取得しなければならない。ただし、法制文書課長においてその必要がないと認める文書については、この限りでない。

4　前項の規定にかかわらず、収受文書について、代替帳簿により整理をするときは、当該帳簿に所要事項を記録しなければならない。

5　第3項の規定による登録又は前項の規定による記録(以下この項においてこれらを「登録等」という。)を行った文書で、処理に起案文書の作成を要するものについては、当該起案文書の決裁を受けるとともに、当該登録等を行った文書を閲覧に供するものとする。

6　前項の規定に該当しない文書については、必要に応じて、次条に定めるところにより供覧を行うものとする。

7　文書管理課長は、収受文書で、機密の取扱いを要するものは、他見に触れないよう注意しなければならない。

8　文書管理課長は、収受文書の処理について決定し難いときは、上司の指示を受けなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、代替帳簿による所要事項の記録を行った文書は、供覧処理票(様式第3号)を利用して、押印供覧により処理を行うものとする。ただし、法制文書課長があらかじめ認めた処理票により供覧を行う必要がある場合は、当該処理票を利用して、押印供覧により処理を行うことができる。

3　供覧を行う文書には、必要に応じ、当該文書の要旨、問題点等を表記するとともに、必要に応じ、供覧を受けた際の指示事項、意見等を記入するものとする。

4　供覧を行う文書で、機密の取扱いを要するものは、他見に触れないよう注意しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、文書管理システムを利用して起案文書を作成することが適当でないと認められる場合は、起案用紙(様式第4号)を利用して、押印決裁起案文書を作成するものとする。ただし、法制文書課長があらかじめ認めた処理票により起案する必要がある場合は、当該処理票を利用して、押印決裁起案文書を作成することができる。

3　第1項の規定による処理に係る起案文書については、文書番号を取得しなければならない。

4　起案は、次の各号に定めるところにより行わなければならない。

5　単なる内容の周知、報告等を目的とした文書を作成したときは、前条に定めるところにより供覧を行うものとする。

2　文書審査は、収受又は起案の年月日、文書分類記号、種別、保存期間等の公文書の管理に関する項目、決裁区分及び合議又は供覧の範囲のほか、主としてその形式について行うものとする。

3　文書審査を行った者は、審査の結果、不適当と認めるものについては、自ら訂正若しくは加除(以下「訂正等」という。)を行い、又は担当者若しくは起案者に訂正等を行わせなければならない。

2　前項の決裁は、次の各号に掲げる区分に応じて当該各号に定める方法により行うものとする。

3　起案文書の内容の訂正等を行う必要がある場合は、次の各号に掲げる区分に応じて当該各号に定める方法により行うものとする。

4　他の局部課に合議を要する起案文書は、次条から第22条までに定める手続をとるものとする。

2　合議を受けた者は、その事案について、異議がないときは前条第2項各号に掲げる方法により処理し、異議があるときは起案課と協議しなければならない。この場合において、双方の意見が一致しないときは、起案課の長は、その意見を付して上司の決定又は決裁を受けなければならない。

3　合議を受けた者は、合議した起案文書の決裁後その経過を知る必要があるときは、起案課から直接説明を受ける場合を除き、当該起案文書に要再回の旨を表記するものとする。

4　起案課は、合議した起案文書について決裁を終える前に廃案にしたとき又はその事案の内容に重要な変更が生じたときは、その旨を合議先に通知しなければならない。

2　起案者は、前項各号に掲げる事案に関する起案文書について必要があると認めるときは、事前に法制文書課長の審査を受け、又は法制文書課長と協議し、案の調整を行うことができる。

2　重要な公文書その他説明を要する公文書について、決裁若しくは合議を受け、又は供覧を行うときは、当該公文書の回議者に必要な説明を行わなければならない。

2　条例、規則その他公示令達を要する公文書は、当該事案の議決又は決裁後、堺市公示令達規程(昭和45年庁達第4号)に定めるところにより処理しなければならない。

2　第19条から第23条までの規定は、前項の決裁について準用する。この場合における関係局部課への合議については、当該決裁文書において合議した局部課とする。

2　施行文書には、次の各号に掲げる区分に応じて当該各号に定めるところにより文書記号及び文書番号を付さなければならない。

3　前項の規定にかかわらず、次に掲げる公文書については、文書記号及び文書番号を省略することができる。

4　浄書は、決裁文書に基づいて行わなければならない。

5　浄書した公文書は、必ず決裁文書と照合しなければならない。

6　浄書の確実を証するために特に必要があると認められる公文書については、控えとしてその写しを決裁文書に添えておくものとする。

2　前項の規定により公印を押印する場合において、紙数が2枚以上に及ぶときは、各用紙のとじ目又は継ぎ目に公印で契印する。ただし、市長が特に認める場合は、打抜機により特定の記号をもって全ての用紙を一括して打ち抜くことにより、これに代えることができる。

3　施行文書のうち、庁内文書については、特に必要がある場合を除き、公印を押印しないものとする。

4　施行文書のうち、特に必要のあるものには、当該施行文書の中央上部に決裁文書と割印するものとする。ただし、施行文書が多数で決裁文書に割印を押印する適当な箇所がないときは、決裁文書に添付した別紙を利用して割印を押印することができる。

5　施行文書を訂正したときは、その上部等の余白に、訂正箇所及び「○字削除」、「○字追加」等の訂正内容を記入し、その文字の上に当該施行文書に使用した公印を押印する。この場合において、句読点、小数点、コンマ等の符号は、それぞれ1字として数えるものとする。

6　公印を押印したときは、決裁文書の所定の欄にその旨を登録し、又は記録しなければならない。ただし、数次にわたって施行する場合等決裁文書に記録する適当な箇所がないときは、決裁文書に添付した別紙を利用して公印使用の記録をすることができる。

7　前各項に定めるもののほか、公印の使用については、堺市公印規則(昭和42年規則第13号)に定めるところによる。

8　第1項の規定にかかわらず、法令等別に定めるものを除き、次の各号に掲げる庁外文書については、それぞれ当該各号に定める措置を講ずることをもって、公印の押印に代えることができる。

2　前項に定めるもののほか、庁外文書の発送について必要な事項は、行政総務課長が別に定めるところによる。

3　前2項の規定にかかわらず、通信回線を利用する方法により庁外文書を発送する場合については、別に定めるもののほか、法制文書課長が定めるところによるものとする。

2　前項の規定にかかわらず、紙の公文書として送付する必要がある庁内文書は、文書連絡箱を利用して配付するものとする。ただし、重要な公文書、機密の取扱いを要する公文書その他所管課長が必要があると認める公文書は、直接配付しなければならない。

2　文書管理課長は、文書主任に当該文書管理課における公文書の処理状況を明らかにさせ、未済のものについては処理の促進に努めなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、図面等その形状等により簿冊に編集することが困難な場合は、文書保存箱(様式第7号)等に整理し、保管するものとする。この場合における手続については、前項の規定を準用する。

3　第1項の規定にかかわらず、電磁的記録(文書管理システムを利用して整理し、保管するものを除く。)は、可搬性メディア(持ち運びが可能な磁気テープ、磁気ディスク、光磁気ディスクその他これらに類する媒体をいう。以下同じ。)等適切な媒体を利用して整理し、保管するものとする。

4　前項の場合において、可搬性メディア等には、第1項第3号に規定する紙の簿冊に準じて、必要な事項を表示するものとする。ただし、表示が困難なものについては、この限りでない。

5　文書管理課長は、文書管理課において保管する簿冊等について、その名称その他の必要事項を文書管理システムに登録しなければならない。ただし、法制文書課長が別に定める要件を満たすものについては、この限りでない。

6　機密の取扱いを要する簿冊等は、他見に触れないよう注意しなければならない。

2　文書分類表における各分類項目の保存期間は、法令等に定めがある場合を除き、別表の左欄に掲げる公文書の区分に応じ、それぞれ同表の右欄に定める期間を基準として、定めるものとする。

2　保管文書及び保存文書の借受期間は、7日以内とする。

3　閲覧し、又は借り受けた保管文書及び保存文書は、抜き取り、取り替え、若しくは添削し、又は他に転貸してはならない。ただし、法制文書課長又は当該他の文書管理課長の承認を得た場合は、この限りでない。

4　法制文書課長又は文書管理課長は、必要があると認めるときは、保管文書又は保存文書の閲覧若しくは借受けを拒否し、又は既に閲覧中若しくは借受中のものについて返還を求めることができる。

2　前項の規定にかかわらず、法令その他に特別の定めがある場合は、その定めるところによる。

2　公文書を紛失し、又は汚損したときは、公文書紛失(汚損)届出書(様式第9号)により法制文書課長に報告しなければならない。

2　公文書の廃棄は、その内容に応じて、焼却、裁断、溶解、消去等適切な方法により行い、他見、露見等が生じないよう確実に処分しなければならない。

3　第1項本文の規定にかかわらず、文書管理課長が事務処理上必要があると認めるときは、保存文書の保存期間を延長するものとする。

2　文書管理課長は、その管理する公文書のうち、前項の規定により歴史的文書として指定されたものについては、法制文書課長に引き渡さなければならない。

2　消防局における文書事務については、第10条から第12条まで、第15条及び第28条第2項中「行政総務課長」とあるのは「消防局総務課長」と、第10条から第12条までの規定中「本庁」とあるのは「消防局」と読み替えて、それぞれの規定を適用するものとする。

3　消防署における文書事務については、第10条から第12条まで、第15条及び第28条第2項中「行政総務課長」とあるのは「消防署長」と、第10条から第12条までの規定中「本庁」とあるのは「消防署」と読み替えて、それぞれの規定を適用するものとする。

4　消防局及び消防署における文書事務については、第28条第1項第1号から第3号までの規定は適用しない。

(施行期日)

1　この庁達は、平成2年1月1日から施行する。

(適用区分)

2　改正後の堺市文書規程第5条の規定は、平成2年4月1日から適用し、同日前の文書主任の設置及び変更については、なお従前の例による。

3　改正後の堺市文書規程中、供覧、起案、編集並びに引継ぎ及び保存に関する規定は、会計年度により編集すべき文書については、平成2年4月1日以降に供覧し、又は起案するものから適用し、同日前に供覧し、又は起案するものについては、なお従前の例による。

(経過措置)

4　この庁達の施行の際、改正前の堺市文書規程の様式に関する規定に基づき作成され、現に保管されている帳票については、庶務課長の定めるところにより、改正後の堺市文書規程の様式に関する規定に基づく帳票とみなして使用できるものとする。

(施行期日)

1　この庁達は、平成3年4月1日から施行する。

(適用区分)

2　改正後の第27条第1項第9号及び様式第11号から様式第13号までの規定は、平成3年度以降の年度に区分し、整理される文書(暦年により区分し、整理される文書(以下この項において「暦年文書」という。)については、平成4年以降の年に区分し、整理される文書)について適用するものとし、平成2年度以前の年度(暦年文書については、平成3年以前の年)に区分し、整理される文書については、なお従前の例による。

(経過措置)

3　この庁達の施行の際、改正前の堺市文書規程の様式に関する規定により作成され、現に保管されている帳票については、当分の間、適宜修正のうえ、改正後の堺市文書規程の様式に関する規定による帳票とみなして使用できるものとする。

この庁達は、平成4年4月1日から施行する。

この庁達は、平成6年4月1日から施行する。

この庁達は、平成7年4月1日から施行する。

この庁達は、平成8年4月1日から施行する。

この庁達は、平成11年5月1日から施行する。

この庁達は、平成12年4月1日から施行する。

この庁達は、平成12年10月1日から施行する。

この庁達は、平成13年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この庁達は、平成15年1月1日から施行する。

(経過措置)

2　この庁達の施行の際、改正前の堺市文書規程の様式に関する規定に基づき作成され、現に保管されている帳票については、当分の間、改正後の堺市文書規程の様式に関する規定に基づく帳票とみなして使用できるものとする。

この庁達は、平成15年4月1日から施行する。

この庁達は、示達の日から施行する。

(施行期日)

1　この庁達は、平成18年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この庁達の施行の際、改正前の堺市文書規程の様式に関する規定により作成され、現に保管されている処理票については、当分の間、改正後の堺市文書規程の様式に関する規定に基づく処理票とみなして使用できるものとする。

(施行期日)

1　この庁達は、平成19年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この庁達の施行の際、改正前の堺市文書規程の様式に関する規定により作成され、現に保管されている処理票については、当分の間、改正後の堺市文書規程の様式に関する規定に基づく処理票とみなして使用できるものとする。

この庁達は、平成20年4月1日から施行する。

この庁達は、平成20年10月1日から施行する。

この庁達は、平成21年3月1日から施行する。

この庁達は、示達の日から施行する。

(施行期日)

1　この庁達は、平成23年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この庁達の施行の際、改正前の堺市文書規程の様式に関する規定により作成され、現に保管されている帳票については、当分の間、改正後の堺市文書規程の様式に関する規定に基づく帳票とみなして使用できるものとする。

この庁達は、平成25年4月1日から施行する。

この庁達は、平成26年4月1日から施行する。

この庁達は、平成27年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この庁達は、平成28年4月1日から施行する。

(適用区分)

2　この庁達による改正後の第21条第1項の規定は、この庁達の施行の日(以下「施行日」という。)以後にされた処分に係る審査請求について適用し、施行日前にされた処分に係る審査請求については、なお従前の例による。

(施行期日)

1　この規程中第1条の規定は平成30年1月1日から、第2条の規定は同年4月1日から施行する。

(適用区分)

2　第1条の規定による改正後の堺市文書規程の規定は、平成30年1月1日以後に供覧し、又は起案する文書について適用し、同日前に供覧し、回覧し、又は起案した文書については、なお従前の例による。

3　第2条の規定による改正後の堺市文書規程の規定は、平成30年4月1日以後に供覧し、又は起案する文書について適用し、同日前に供覧し、又は起案した文書については、なお従前の例による。

この庁達は、平成30年4月1日から施行する。

この庁達は、令和2年4月1日から施行する。

この庁達は、令和3年4月1日から施行する。

この庁達は、令和5年4月1日から施行する。

この庁達は、令和5年10月1日から施行する。

(施行期日)

1　この庁達は、令和7年4月1日から施行する。

(適用区分)

2　この庁達による改正後の第27条の規定は、この庁達の施行の日以後に起案する文書について適用し、同日前に起案した文書については、なお従前の例による。

この庁達は、令和8年4月1日から施行する。