○堺市立学校文書規程
平成23年9月27日
教育委員会教育長庁達第3号
目次
第1章 総則(第1条―第8条)
第2章 受理、起案及び決裁(第9条―第12条)
第3章 施行(第13条・第14条)
第4章 整理及び保存(第15条―第18条)
第5章 補則(第19条・第20条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、別に定めがあるものを除くほか、堺市立学校(幼稚園を含む。以下「学校」という。)において管理する文書に関する事務について必要な事項を定める。
(取扱い及び作成上の原則)
第2条 公文書は、経緯も含めた学校における意思決定に至る過程及び学校の事務の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう作成しなければならない。ただし、処理に係る事案が軽微なものである場合は、この限りでない。
2 文書は、全て適正かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにするとともに、検索しやすいように整理し、事務能率の向上を図るように努めなければならない。
3 文書は、口語体を用い、平易でかつ正確な表現となるように努めなければならない。
(令2教育長庁達6・一改)
(1) 文書 職員が公務上その権限に属する事務を処理するため作成し、又は当該事務に関し受け取る書類及び電磁的記録をいう。
(2) 電磁的記録 電子的方法、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。
(3) 電子文書 電磁的記録のうち、電子計算機による情報処理の用に供されるもの(書式情報(文書の体裁に関する情報をいう。)を含むものに限る。)をいう。
(4) 文書管理システム 文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄等の事務を総合的に管理する電子情報処理組織で、学校ICT化推進室が所管するものをいう。
(5) 完結文書 次に掲げる文書をいう。
ア 収受した文書で、関連する事務処理が終了したもの
イ 決裁を終了し、施行済みとなった文書(施行したが、関連する事務処理が終了していないものを除く。)
(6) 未完結文書 完結文書以外の文書をいう。
(令2教育長庁達6・令3教育長庁達2・一改)
(文書管理単位)
第4条 文書は、学校(これに準ずるものとして総務課長が定めるものを含む。以下同じ。)ごとに扱うものとする。
(文書事務の管理者)
第5条 総務課長は、文書事務を統括し、文書事務の処理状況について、必要な調査を行い、その結果に基づいて校長(准校長及び園長を含む。以下同じ。)に対し、必要な処置を求めることができる。
2 校長は、それぞれ当該学校における文書事務の円滑かつ適正な取扱いに留意し、文書を管理する。
(文書主任の設置等)
第6条 学校にそれぞれ文書主任を置き、当該学校の教頭の職にある者をもってこれに充てる。ただし、教頭を欠く学校にあっては、所属職員のうちから校長が指定する。
2 前項の規定にかかわらず、幼稚園の文書主任は、当該幼稚園の園長の職にある者をもってこれに充てる。ただし、園長は、適当と認めるときは、所属職員のうちから文書主任を指定することができる。
4 堺市文書規程(平成2年庁達第1号)第7条第1項の規定は、学校に置く文書主任について準用する。
(文書管理システムへの記録)
第7条 収受した文書及び施行する文書は、文書管理システムに所要事項を記録しなければならない。ただし、次に掲げるものについては、これを省略することができる。
(1) 幼児、児童若しくは生徒又はこれらの保護者に対して配布する教材、校報その他これらに類する文書
(2) 新聞、雑誌、冊子その他これらに類する文書
(3) 表彰状、感謝状、賞状、修了証書その他これらに類する文書
(4) 前3号に掲げるもののほか、文書管理システムに記録する必要がないと認める文書として総務課長が定める文書
(1) 収受した文書 文書番号
(2) 施行する文書のうち、庁内文書(学校がその所管事務について、本市の他の機関若しくはその内部組織に対して発し、又は本市の他の機関若しくはその内部組織から収受する文書をいう。)であるもの 文書記号及び文書番号
(3) 施行する文書のうち、庁外文書(学校がその所管事務について本市の外部に対して発し、又は外部から収受する文書をいう。)であるもの 「堺」の次に文書記号及び文書番号
2 文書記号は、学校ごとに学校の名称の略号を基準として総務課長が定める。
3 文書番号は、文書管理システムで管理する番号を付番するものとする。
4 文書番号は、法令等に別に定めがある場合のほか、収受又は起案の年月日の属する年度(年度によらない文書にあっては、年。以下同じ。)ごとに付番するものとする。
5 照会に関する文書に対する回答に関する文書については、当該照会に関する文書に付する文書番号と同一の文書番号を用いることができる。
第2章 受理、起案及び決裁
(収受した文書の処理)
第9条 校長は、収受した文書を次の各号に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 総務課長から学校に配布された文書のうちに、誤配その他により当該学校の所管に属しない文書があるときは、速やかに総務課長に送付し、又は返付すること。
(2) 収受した文書のうち、収受の日時が権利の得失又は変更に関係のあるものは、当該文書の余白に又は他の適当な方法により到達日時を記録し、封筒又は荷札のあるものはこれを添付すること。
(3) 収受した文書は、第7条本文に定めるところにより文書管理システムに所要事項を記録すること。
(4) 前号の規定による記録を行った文書で、処理に起案文書の作成を要するものについては、当該起案文書の決裁を受けるとともに、当該登録等を行った文書を閲覧に供すること。
(6) 機密の取扱いを要する文書は、他見に触れないように注意すること。
2 文書の供覧は、文書管理システムに供覧の範囲その他必要な事項を登録し、電子供覧(電子的な方法により文書の供覧を行うことをいう。)により行うものとする。
3 前項の規定にかかわらず、文書(電子文書を除く。)の供覧は、あらかじめ校長が定めた方法により行うことができる。この場合において、校長は、次に掲げる事項を遵守しなければならない。
(1) 収受の年月日、保存期間、文書の分類その他必要な事項を明らかにすること。
(2) 校長、教頭、担当者その他の者が押印する欄を設けること。
(令2教育長庁達6・一改)
(起案)
第10条 文書の起案は、文書管理システム又はあらかじめ校長が定めた方法(以下「押印処理」という。)により行うものとする。
2 起案文書の作成は、次の各号に定めるところにより行わなければならない。
(1) 標題は、内容が類推できるよう具体的な名称等を盛り込むとともに、簡潔明瞭なものとすること。
(2) 文書の表現は、簡明かつ平易を旨とし、箇条書にする等表現方法を工夫するとともに、必要に応じて参考となる資料を付記し、又は添付すること。
(3) 文体は口語体とし、漢字は常用漢字表に掲げる漢字を用い、仮名遣いは現代仮名遣いによること。
(4) 押印処理をするときは、次に定めるところによること。
ア 文書は、文字の大きさ、字体、配置等に配慮して見やすいものとするように努めること。
イ 書式は、原則として左横書きによること。
ウ 起案文書の訂正又は加筆をしたときは、訂正又は加筆をした箇所に起案者(起案文書の作成者をいう。以下同じ。)の認印を押印すること。ただし、文意の変化を生ずる場合及び金額、氏名等の重要な訂正又は加筆については、校長の認印を得ること。
(5) 機密の取扱いを要する文書は、他見に触れないように注意すること。
3 前条第3項後段の規定は、押印処理について準用する。
(文書審査)
第11条 文書主任は、供覧文書及び起案文書について供覧又は決裁を行う際に文書審査を行わなければならない。
2 文書審査は、収受又は起案の年月日、文書の分類、保存期間等の文書の管理に関する項目及び供覧の範囲のほか、主としてその形式について行うものとする。
3 文書主任は、審査の結果、不適当と認めるものについては、担当者又は起案者に補正させなければならない。
(決裁の手続)
第12条 起案文書は、起案者から順次上司の決定を経て、校長の決裁を受けなければならない。
2 前項の決裁は、文書管理システムにより行うものとする。
3 前項の規定にかかわらず、押印処理に係る決裁は、起案文書の所定の欄に認印を押印することにより行う。
第3章 施行
(浄書)
第13条 施行する文書は、当該文書を作成した学校において浄書するものとする。
2 施行する文書は、第7条本文に定めるところにより文書管理システムに所要事項を記録しなければならない。
3 浄書は、決裁文書に基づいて行わなければならない。
4 浄書した文書は、必ず決裁文書と照合しなければならない。
5 重要文書その他特に必要があると認める場合は、浄書の確実を証するため、控えとしてその写しを決裁文書に添えておくものとする。
(公印の押印)
第14条 施行する文書への公印の押印については、堺市教育委員会公印規則(昭和44年教育委員会規則第5号)に定めるところによる。
第4章 整理及び保存
(電子文書等の整理及び保存)
第15条 電子文書は、文書管理システムにより整理し、保管しなければならない。
2 可搬性メディア(持ち運びが可能な磁気テープ、磁気ディスク、光磁気ディスクその他これらに類する媒体をいう。)の保管及び保存については、別に定めるものとする。
3 校長は、文書主任に電子文書の処理状況を明らかにさせ、未済のものについては処理の促進に努めなければならない。
(紙文書の整理及び保存)
第16条 未完結文書(電子文書を除く。)は、それぞれ担当者が区分整理し、その内容を表示した書棚等に納める等の方法により適正に管理し、担当者以外の者でも当該文書の所在及び処理状況を知ることができるようにしておかなければならない。
2 完結文書(電子文書を除く。)は、それぞれ担当者が次の各号に定めるところにより編集しなければならない。
(1) 原則として完結文書の収受又は起案の年月日の属する年度の簿冊に、収受又は起案の年月日順に編集して一定の場所に保管すること。ただし、総務課長が認めるものについては、前年度又は翌年度の簿冊に編集することができる。
(2) 原則として文書1件ごとに索引又は整理番号を付して編集すること。
(3) 文書を編集するファイルは、表紙及び背表紙に、開始年度、完結年度、文書の分類、保存期間その他必要な事項を記入すること。
(4) 文書が2以上の分類項目に関係する場合は、その最も関係の深い分類項目に分類すること。
(5) 開始年度、完結年度及び保存期間が同一の簿冊については、合冊して成冊することができる。
3 前条第3項の規定は、文書(電子文書を除く。)の整理について準用する。
(校長による整理等)
第17条 重要文書及び機密の取扱いを要する文書は、前2条の規定にかかわらず、校長自らが整理し、保管することができる。
(文書の分類及びその保存期間)
第18条 文書の分類及びその保存期間は、法令に定めのある場合を除き、総務課長が定めるものとする。
2 文書は、前項の規定により総務課長が定める文書の分類に基づいて分類しなければならない。
第5章 補則
(校外持出し等の禁止等)
第19条 文書は、校外に持ち出し、又は本市の職員(教職員を含む。)以外の者に閲覧させ、写させ、若しくはその写しを交付してはならない。
2 前項の規定にかかわらず、法令その他に特別な定めがある場合は、その定めるところによる。
3 文書は、紛失し、又は汚損しないように慎重に取り扱い、細心の注意をもって保管及び保存しなければならない。
(委任)
第20条 この規程に定めるもののほか、学校において管理する文書に関する事務の処理について必要な事項は、総務課長が定める。
附則
この庁達は、平成24年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月31日教育長庁達第6号)
この庁達は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和3年3月31日教育長庁達第2号)
この庁達は、令和3年4月1日から施行する。