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自治会設立・運営に伴う参考資料

更新日:2012年12月19日

〔1〕自治会設立・運営の主な流れ

1.設立総会前
●発起人数名による呼びかけ
●委任状を含めて住民の半数以上の賛同
(参考資料)(6)

矢印

2.設立総会開催
●自治会結成、初年度予算・事業計画書の議決
●会則の決定、役員の選任
(参考資料)
(2)(3)(4)(5)(6)

矢印

3.自治会運営
●10数世帯を単位として班(組)を構成して運営
●各種団体(こども会、老人会など)を組織化して運営

矢印

4.定期総会開催
●次年度予算・事業計画、当該年度決算・事業報告
●自治会としての重要な案件の意思決定
(参考資料)
(2)(3)(4)(5)(6)

※この流れは基本的なものであり、地域の実情にあわせて変更・追加してご利用ください。
※設立後の継続的な自治会運営については、上記フローの「3.自治会運営」、「4.定期総会開催」の繰り返しとなります。

〔2〕自治会会則(例)

○○○○自治会(町内会)会則

第1章 総則

第1条(名称)

本会は、○○○○自治会(町内会)と称する(以下「会」という)。

名称は、法令において使用制限のあるものは使用できません。(例)商工会、株式会社、財団法人、特定非営利活動法人など上記使用制限以外であれば、名称は自由に決定できますが、同じ小学校区内に同一・類似名称の自治会名がすでにないか確認しておくほうがよいでしょう。堺市においては、小学校区単位で校区自治連合会を結成しています。同じ小学校区内の他の自治会と協働して自治会活動をすることもありますので、混乱を生じないように、既存自治会名と異なる名称を使用した方がよいでしょう。

第2条(区域)

会の区域は、堺市東区○○○町○○番○○号から○○番〇○号までの区域とする。

区域の決定及び表記方法について制限はありません。区域の決定には、事前に隣接自治会と自治会境界について協議しておく方がよいでしょう。後日、隣接自治会との自治会境界付近において、住宅開発等が行われたときに、新規転入者に対して、どの自治会が加入を勧めることになるのかということを決めておくことにもなります。区域の表記方法には、地番や住居表示以外に、道路や河川などの周知の固定物などを使用する方法もあります。

第3条(会員)

会は、区域の居住者個人および事業所をもって構成する。ただし、事業所は賛助会員とし、議決権を有しない。

会員は、区域に住所を有することのほかに、年齢、性別等の条件を会員の資格として定めることは認められません。区域内の法人や団体を構成員とすることも可能ですが、議決権について、当該法人や団体の扱いを別途明確に規定する必要があります。

第4条(事務所)

会の事務所は、○○に置く。

会の事務所は、代表者の自宅または集会施設に置くことが一般的ですが、連絡や会合等に最も適したところとすることが望まれます。

第2章 目的および事業

第5条(目的)

この会は、会員相互及び内外の諸団体との協力・調和をもとに、会員の教養を高め、福祉を増進し、地域生活環境の整備や防災などに努め、または行政との協議・協力をすすめつつ住民のための地域的な共同活動を行うことを目的とする。

目的は、特定の政治、宗教、信条などに偏ることなく、広く地域的な共同活動を行うものである必要があります。

第6条(事業)

会は、前条の目的を達成するため、つぎの事業を行う。

  1. 会員相互の親睦に関すること
  2. 専門部活動に関すること
  3. 会内外の各種団体との連絡調整に関すること
  4. 行政情報の活用及び行政との連絡協議に関すること
  5. 所有する資産または受託した施設の管理及び運営に関すること
  6. 地域の将来計画の作成に関すること
  7. その他会の目的達成に必要な事業

事業は、主な自治会活動を記載し、あわせて特に会員に知らしておく必要がある特定の事業については、明記しておくほうがよいでしょう。

第3章 役員

第7条(役員の種類)

会につぎの役員を置く。(1)会長1名、(2)副会長○名、(3)書記○名、(4)会計1名、(5)会計監査○名、(6)組(班)長○名、(7)専門部長○名

役員は、決まった役職内容及び役職名はありません。目的や事業を執行するための任務ですので、これに沿った役員の種類・人数を検討してください。組(班)長を役員に入れておくと、連絡体制が組みやすくなります。

第8条(選出の方法)

会長、副会長、書記、会計、会計監査、専門部長は総会において、出席者の投票により会員の中から選出する。選挙の方法は別に定める。組(班)長は各自治会員の中から選出する。

選出方法は、平等で民主的な方法であればどのような方法でもよいでしょう。くじ引きや輪番制もその一例ですが、自治会活動のけん引役を担う役員には、やる気を持って就任していただくことが、組織ひいては地域の活力となります。

第9条(任務分掌)

会長:会を代表し、会務を総括する。
副会長:会長を補佐し、会長に事故があるときまたは会長が欠けたときは会長を代行する。
書記:会務全般を執行及び調整する。
会計:会の予算及び決算事務を執行する。
組(班)長:各組(班)の事務を執行する。
専門部長:各専門部の事務を執行する。
会計監査:会の会計事務を監査する。

任務分掌は、決まった役職内容及び役職名はありません。目的や事業を執行するための任務ですので、これに沿った任務分掌を検討してください。

第10条(任期)

役員の任期は○年とし、再任を妨げない。

任期は、決まった年数はありません。頻繁な再任を認めると、特定の人が役員になり、自治会活動のマンネリ化などを起こしやすくなりますので、再任回数を控えるようにしましょう。

第11条(会議の種類)

会の会議は、総会、役員会および専門部会とする。総会は、会の最高議決機関であり、定期および臨時総会とし、1世帯1名の会員をもって構成する。役員会は、会計監査を除く第8条の役員をもって構成する。専門部会は、各専門部員をもって構成する。

会議の構成員は、自治会の意思決定や役員選出など重要な事項に関わることですので、注意が必要です。賛助会員との関係をあわせて留意する必要もあります。

第12条(招集)

定期総会は、年1回開催する。臨時総会は、会員の3分の1以上の請求があったとき、または役員会において総会開催の議決があったときに、会長が召集する。役員会は、必要に応じ、会長が招集する。専門部会は、原則として月1回開催し、各専門部長が招集する。

年1回の定期総会以外は、必要に応じて開催していただくこととなります。定期総会において、第12条第1項の事項を決めないと、1年間の自治会活動ができなくなります。

第13条(議決事項)

総会は、次の事項を議決する。1.(1)事業報告の承認、(2)会計決算の承認、(3)資産監理報告の承認、(4)事業計画の承認、(5)会費改訂の承認、(6)予算の承認、(7)規約の改正、(8)役員の選出、(9)その他会の重要事項に関すること。2.総会の議事については、議事録を作成しなければならない。3.重要事項の中で急を要するものは、役員会で決議執行し、次の総会で承認を受ける。

総会議決事項は上記必須ですが、これ以外に総会での議決事項を増やすことは可能です。総会での議決事項を増やすことは民主的な運営に資することとなりますが、反面運営面において早い対応ができなくなりますので、バランスが必要です。

第14条(成立要件ならびに議長および議決)

会議は、構成員の2分の1の出席をもって成立する。ただし、やむをえない事情で出席できない者は、委任状の提出により出席者の数に加えられる。総会の議長は、会員の中から選出し、役員会および専門部会は、それぞれ会長および専門部長が議長となる。会議における議決は、出席者の過半数の賛成による。賛否同数の場合は、議長がこれを決する。

委任状の提出は各世帯から各組(班)長にされると、各組(班)の意思決定及び地域活動の一体性が生まれやすくなり、議決後にスムーズな運営がしやすくなります。また、事前に委任状を各世帯からもらうには、あらかじめ議決予定事項をできるだけ具体的に提示します。包括委任は各世帯の自治会活動参加の意識を減退させ、役員会などの執行機関の放任につながりますので留意しましょう。

第4章 組織

第15条(専門部)

会に、次の専門部を置く。役員会は、必要と認めたとき、臨時の専門部を設けることができる。(1)総務企画部、(2)防災防犯部、(3)環境衛生部、(4)交通安全部、(5)文化部、(6)体育部、(7)福祉部、(8)調査広報部、(9)施設管理部

専門部は、特定の地域活動を行う担当部門です。最近、自分の興味のある地域活動に積極的に参加したいという人も増えてきています。

第16条(協力組織および委員)

会は、地域の諸組織および各種関係委員と協力して、会の目的の実現に務める。

地域において活動している団体や組織は、自治会以外にも多数あります。(例)企業の地域活動部門、特定非営利活動法人、PTA、保護司会など

第17条(組(班)およびブロック(棟))

  1. 会の運営を円滑に行うために、組(班)およびブロック(棟)を置く。
  2. 組およびブロック編成は、当該住民の協議を経て、役員会の議決および総会の承認を受ける。
  3. 組およびブロックは、会員の中から組長およびブロック長を選出する。組長およびブロック長は、原則として輪番制をとる。ただし、高齢者および心身障害等で業務の遂行が困難であると認められた場合は,本人の申し出により免除できる。

組(班)・ブロックは10数軒で作ると顔見知りになりやすく機動性があり、また組(班)・ブロック長の負担回数の軽減面においてもよいでしょう。

第18条(連合組織)

会は、広域的問題に対処するため、町内会・自治会の連合組織に参加し、連絡調整を行うものとする。

堺市においては自治会の連合組織は小学校区単位で校区自治連合会を結成しています。連合組織に参加すると、自治会間の交流ができ、広い視野で自治会活動ができるようになります。

第5章 会計

第19条(会計年度)

会の会計年度は、毎年4月1日に始まり、翌年3月末日に終わる。

会計年度は4月1日から3月31日までが慣例として多いです。他団体との支出収入関係において、あわせておくと、問題が少ないと思われます。

第20条(収入)

会は、次の収入により運営する。(1)会費 (2)寄付金 (3)補助金 (4)その他

収入において、特定企業・個人の寄付金を受け取るのかどうかが問題となります。寄付金を受け取ると、あわせて特定企業・個人の意向を受け入れる必要があることがあります。特定の政治・宗教・信条に偏らない自治会活動をする必要があります。

第21条(会費)

  1. 会の会費は、1世帯月額○○○円とする。会費は、各組またはブロック(棟)において徴収し、組長またはブロック(棟)長がまとめて会計に納入するものとする。なお、会費の納入は、○ヶ月をまとめて前納することができる。
  2. 賛助会員は、別途定める。
  3. 会員に特別の事情がある場合は、会費を減免することができる。

会費は300から500円/月・世帯が多いようです。会員に対して負担を求める事項は、あらかじめ会則に規定しておく必要があります。

第22条(支出)

  1. 支出は、総会で議決された予算にもとづき、会の目的に沿って行う。
  2. 会員には、細則で定める額の弔慰金を支払うことができる。
  3. 納入された会費は、理由のいかんにかかわらず払い戻さない。

弔慰金などの交際費については、あらかじめ基準を定めておくと判断に迷わず、また不必要な支出を抑えることができます。

第23条(会計および資産帳簿の整備)

会の収入、支出および資産を明らかにするために、会計および資産に関する帳簿を整理する。会員が帳簿の閲覧を請求したときは、閲覧させなければならない。

ガラス張りの会計は対内的・対外的に信用を得るものとなります。

第24条(監査と報告)

会計監査は、会計年度終了後に監査を行い、総会に報告する。

ガラス張りの会計は対内的・対外的に信用を得るものとなります。

第6章 会員

第25条(加入)

会に加入しようとするものは、組長、ブロック、(棟)長または会長に届け出るものとする。町内会(自治会)の区域に入居した世帯または開業した事業所があったときは、会は、その世帯または事業所にこの主旨を説明し、加入の案内をするものとする。

自治会は地域における会員の組織体です。まずは会員の加入促進が必要です。新しい転入者には、自治会側から積極的に声をかけましょう。ただし、自治会はあくまで任意団体ですので、強制加入ではありませんのでご留意ください。

第26条(脱退)

会員の脱退は次の場合とする。

  1. 会の区域内の居住しなくなったとき。
  2. 本人の申し出があったとき。

自治会はあくまで任意団体ですので、強制加入ではありませんのでご留意ください。

付則

1.規約の改廃会の規約の改廃は、総会の議決を経なければならない。

会の規約に関しては、総会員の組織体である総会でしか議決できません。

2.細則の制定役員会は、この規約を実施するに当たって必要がある場合には、細則を定めることができる。役員会は、細則を制定したときは、次の総会に報告し、承認を得なければならない。

会の細則は規約に基づいて、運営上必要な事項を定めるものです。総会員の組織体である総会が運営部門である役員会に権限移譲している事項といえます。

3.施行日規約は、○○年○○月○○日から施行する。

〔3〕事業計画(報告)書(例)

事業・行事名 実施時期 説明
総会 毎月第3土曜 ○○○自治会総会(決算・予算・監査報告)
校区定例会 毎月第2土曜 校区定例会議(各種連絡、事業報告)
スポーツ活動 通年
○月頃 校区卓球大会開催
○月頃 校区ゲートボール大会開催
○月頃 校区バレーボール大会開催
○月頃 校区ソフトボール大会開催
○月頃 堺市民オリンピック参加
防災活動 通年
○月○日 防災訓練(場所 ○○公園)
○月頃 防災マップ作成
毎月第3土曜 防災対策会議
○月頃 防災チラシ作成・回覧
防犯活動 通年
毎月3回 青パト巡回
○月 地域安全運動に協力
12月 歳末警戒
交通安全運動 通年
毎月5日 登下校指導
○月 交通安全運動に協力
美化活動 通年
年4回 校区内美化清掃活動
各種行事 毎月 単位自治会清掃活動
○月 盆踊り大会
○月 ○○校区文化祭
○月 ○区ふれあいまつり参加
広報誌 毎月 校区機関紙発行・回覧

〔4〕予算書・決算書(例)

(歳入)

項目 予(決)算額 内訳 説明 前年度決算額 備考
自治会費




寄付金




雑収入




前年度繰越金




合計




(単位:円)

(歳入)

項目 予(決)算額 内訳 説明 前年度決算額 備考
会議費




事務費




旅費




使用料及び賃借料




事業費




諸経費




予備費




合計




(単位:円)

〔5〕議事録(例)

第○回○○○自治会定時(臨時)総会議事録
1 開催日時 平成○○年○○月○○日
2 開催場所 ○○○自治会集会所
3 会員総数 ○○人
4 出席者数 ○○人(委任状提出者○○人を含む)
5 議決事項
(1)第1号議案「○○について」賛成○○人・反対○○人 可決
(2)第2号議案「○○について」賛成○○人・反対○○人 否決
(3)・・・・・・・・・・・・・・
6 議事の経過及び発言要旨
(1)開会
(2)議長選出(○○ ○○氏)
(3)議事録署名人の選出(○○ ○○氏 ○○ ○○氏)
(4)総会成立の宣言議長から今日現在の会員総数は○○人であるが、出席者は○○人、委任状提出者○○人、合計○○人であり、会員の過半数の出席があったと認められるので、○○○自治会の会則第○条により、本総会は有効に成立したとの宣言がなされた。
(5)議事
【1】第1号議案「○○について」・提案説明(○○理事)
内容・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
・質疑応答問(○○氏)
内容・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
答(○○理事)
内容・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
・決議第1号議案について議決を求めたところ、賛成○○人、反対○○人のため可決(否決)された。
(6)閉会
この議事録は、事実と相違ないことを確認します。
平成○○年○○月○○日

議長・議事録署名人の記名捺印欄のイメージ図

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ファクス:072-287-8113

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