このページの先頭ですサイトメニューここから
このページの本文へ移動
堺市
  • 音声読み上げ・文字拡大・ふりがな
  • サイトマップ
  • くらしの情報
  • 子育て・教育
  • 健康・福祉
  • 観光・歴史・文化
  • 産業・ビジネス
  • 市政情報


本文ここから

平成24年10月4日開催(会計室・行政委員会・議会事務局・管理職対象)

更新日:2012年12月19日

 今回は、会計室、行政委員会(選挙管理委員会事務局・監査委員事務局・農業委員会事務局・人事委員会事務局)、議会事務局の管理職12人が参加して、「仕事の進め方について」をテーマに開催しました。(8月16日に開催した対話の内容と重複する部分もあります。)

市長メッセージ

1 集中の極意:クリアリング

 市民応対、企画立案など私たちの仕事には集中することが大事だ。では、どういう集中の仕方をするか。先日、本を読んでいて参考になることが載っていた。クリアリングという集中のための一つの方法だ。このクリアリングはどうすればできるか。絶対できるというプラスイメージを持つ→ルーチンの動作をする→プラスの言葉を言う。
 集中力を高めるために、是非実践してみてほしい。

2 重要軸で行動する

時間管理のマトリックス

 今回も、プレジデントの7月30日号の時間管理のマトリックスから話をしたい。これは時間管理を、重要性と非重要性、そして、緊急性と非緊急性で分け4領域で表している。自分たちの行動をマトリックスにあてはめ、意識して使うことが大事だ。

第1領域 重要×緊急

 締め切りの迫った仕事、顧客からのクレーム、重要な設備の故障、緊急の会議が列挙されている。例えば、消火活動や漏水を止める活動がこれにあたると思う。これは「時間+エネルギー」と「リターン」がほぼ一緒になる。費やしたものと同じようなリターンが返ってくるということだ。ここは大事な仕事であると言える。
 一番やっているのは第1領域の仕事。例えば消防の職員だったら消火活動するということだ。燃えているのだから絶対に消さないといけない。締め切りの迫った仕事とか、顧客からのクレームとか、重要な設備の故障・緊急の会議。これは、「時間+エネルギー」と「リターン」がほぼ一緒になる。こういう仕事はまずやらないといけない。

第3領域 非重要×緊急、第4領域 非重要×非緊急

 少なくしないといけないのは、第3領域と第4領域の仕事。例えば、形式的な会議、他人の些細な問題への対応、重要でない電子メールなどというのはできるだけ少なくしていく。市役所の会議にも、ここに位置するものが多いのではないか。会議の効率化とか無駄な会議をなくすということが求められている。
 また、重要でもなく緊急でもないものは、徹底的に排除しないといけない。休憩のしすぎ、インターネットのしすぎ、暇つぶし、噂話が列挙されているが、勤務時間中にはあってはならないことだ。

第2領域 重要×非緊急

 私たちが最重要に考えないといけない領域だ。ここは、かけた「時間+エネルギー」以上の「リターン」がくる。例えば、主体的な仕事であり、大きな目標の実現に向けた活動、組織・人脈作り、勉強、健康管理だ。ここに注力すれば、第1領域の緊急・重要な仕事を減らすことにつながる。
 ハインリッヒの法則というのがある。一つの大きなミスの裏側には、何百かの小さなひやりとするような出来事があることから、何百の小さなひやりを減らしていくことで、大きな事故を防止できると言われている。
 第2領域の仕事にきちんと取り組むことで小さなミスが少なくなり、第1領域の重大な事故や事態を回避できる。職場の管理者として時間管理のマトリックスを意識して、第1領域にとらわれ過ぎていないか、第3領域や第4領域の仕事はないかということを総点検してほしい。

3 第2領域への行動変革

仕事は期限を示して任せる

 部下に仕事を任せるときには、適切な処理期限を言わないといけない。そして(1)やるべき仕事かどうか(2)その方法しかないのか(3)その時間でできるのか(4)我々が直接しないといけないのか、民間や地域に任せるほうがいいのかの4つのチェックをしなければならない。
 例えば、紙媒体にとらわれ過ぎているところがある。印刷物のデータをインターネットの中、堺市ホームページに入れてしまえば、市民もいつでも見ることができる。発想を変えて考えることも必要だ。

仕事のスケジューリングとは

 例えば、石がいっぱい転がっていたとして、それをやや小さめのバケツでその石を拾いなさいと言われたときに、どの石から拾っていくか。小ぶりの石から拾っていったら、大きめの石が最後に入らなくなる。道にばらまかれたいろいろな石をどういうふうに片付けるかということが、懸案の仕事をどう解決するかということを表している。大きな石、つまり重要な仕事から片付けていって、それほど重要でない仕事は後回しにする。これがスケジューリングで大切だ。
 だからスケジューリングをするときは緊急なものから書き出す。頭の中だけでしているかもしれないが、紙に書き出すことが大事。書くことで体にしみこむ。さらに、口に出すようにすればなおさら忘れない。このときには、いい効果が返ってくるように、プラス思考の言葉を出すことも心がけるようにする。

4 健康管理

 皆さんは管理職として、自らはもちろん、部下の健康を管理することが必要。部下がしんどそうにしていたら「休みや」といってあげてほしい。
 また、皆さんは運動家ではないが、知的なアスリートでなければならない。アスリートとして5つのことに心がける。(1)体をよく動かす(2)睡眠をよくとる(3)食事を規則正しくとる(4)リラックスする(5)人づき合いをよくする。この5つをバランス良く管理するエネルギードライバーにならないといけない。こういう点に留意して自身の健康に心がけ、部下のこころの病もフォローできる管理職になってほしい。

職員の主な意見

参加者
 冒頭のお話にあったクリアリングをするときには、みんなに聞こえるように声に出す方がいいのか、それとも自分だけでつぶやくのですか。
市長
 ケースバイケースだと思う。チームで共感したいときは、みんなに聞こえるように意識的に声に出せばいい。人間はオールマイティではないので、まわりを巻き込むことも大事。
 桑田投手は、つぶやき投法で集中力を高めていた。まさにクリアリングである。また、プロゴルファーのジャック・ニクラスは、調子に乗れずにイライラして回っている時、「テイク・スマイル・ジャック!」と声をかけられて我に返り、勝利につながったという。皆さんも困難な仕事ほど「テイク・スマイル」でやってほしい。
参加者
 業務の細かいところまでチェックして指摘することは、指摘されるほうにしてみればどう思うかと気になるところがある。
市長
 「着手小局、着眼大局」という言葉がある。小さなミスが、このような大きな事件・事故につながるという例を示しながら指導してほしい。日ごろから細かいチェックをすることで大きなミスがなくなる。

このページの作成担当

総務局 人事部 人材開発課
電話:072-228-7194 ファックス:072-228-8823
〒590-0078 堺市堺区南瓦町3番1号 堺市役所本館5階

このページの作成担当にメールを送る

本文ここまで

サブナビゲーションここから

「市長と職員との対話」

情報が見つからないときは

世界文化遺産を大阪に 百舌鳥・古市古墳群

サブナビゲーションここまで


以下フッターです。
Copyright © Sakai City. All Rights Reserved.
フッターここまでこのページの上へ戻る