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平成24年8月16日開催(上下水道局 管理職対象)

更新日:2012年12月19日

今回は、上下水道局の管理職14人が参加して、「仕事の進め方について」をテーマに開催しました。

市長メッセージ

1 重要軸で行動する

時間管理のマトリックス

 今日は、どんな心構えで日常の仕事をしていくべきかについて話したい。プレジデントの7月30日号に時間管理のマトリックスが掲載されている。これは時間管理を、重要性と非重要性、そして、緊急性と非緊急性で分け4領域で表している。

第1領域 重要×緊急

 締め切りの迫った仕事、顧客からのクレーム、重要な設備の故障、緊急の会議が列挙されている。例えば、消火活動や漏水を止める活動がこれにあたると思う。これは「時間+エネルギー」と「リターン」がほぼ一緒になる。費やしたものと同じようなリターンが返ってくるということだ。ここは大事な仕事であると言える。

第3領域 非重要×緊急

 例えば、形式的な会議、他人の些細な問題への対応、重要でない電子メール、通常のかかってくる電話、そういったものが位置づけられている。そして、これは最小限度にすべきだと書かれている。市役所の会議にも、ここに位置するものが多いのではないか。そういう意味で、会議の効率化とか無駄な会議をなくすということが言われている。

第4領域 非重要×非緊急

 休憩のしすぎ、テレビの見すぎ、インターネットのしすぎ、暇つぶし、噂の話が列挙されており、勤務時間の中でこういうことがあるなら、まさしく無駄であると言える。「時間+エネルギー」に全くリターンがない。こういう第4領域があってはならない。

第2領域 重要×非緊急

 私たちが最重要に考えないといけない領域だ。これを最重要の仕事として位置づけなくてはならない。例えば、主体的な仕事であり、大きな目標の実現に向けた活動、組織・人脈作り、勉強、健康管理だ。こういったものをどのようにして仕事の中で位置づけていくか。要するに第1領域の緊急・重要な仕事を減らすために第2領域がある。日頃からきちんと将来の目標に向けた活動をしていくことが、第1領域の軽減につながる。だから、ここに「時間+エネルギー」を注入することが事故を減らすとか、緊急の事態を減らすということになる。
 ハインリッヒの法則というのがある。何百かの小さなひやりとするような出来事が大きなミスにつながることから、何百の小さなひやりを何十に減らすことで、大きな事故を防止できると言われている。そういう意味で、第2領域の仕事にきちんと取り組むことで小さなミスが少なくなり、第1領域の重大な事故や事態を回避できるのではないか。まさに私たちは、第3領域や第4領域を排除して、第1領域はやむを得ない場合のみに変えていく。それが私達の仕事の進め方ではないかと思う。
 また、いろいろな会議をあらためて見直し、会議の効率化に努めるとか、仕事にメリハリをつけることが、第2領域にかける時間をできるだけ多くすることにつながっていく。私たちの周りには、緊急と捉えられているが、本当はそうでない仕事がたくさんある。だから皆さんが部下に仕事を任せるときは、「これは早いことやってな」という言い方ではなく、「これはいつまでにやってな」というふうに、時間軸をきちんとして示す。また、その仕事が本当に急ぎかどうか、その時間でできるのか、さらに、その方法しかないのか、誰かに任せてできないかなど、その仕事の内容をきちんと分析し、時間管理のマトリックスにあてはめ、組織として、できるだけ第1領域の仕事が少なくなるよう第2領域のストックに取り組んでほしい。

2 第2領域への行動変革

自分の役割を見直す

 第2領域へ行動を変革していくためには自分の役割を見直すことが大事だ。今年度当初、全ての局長は、この一年のマニフェストの中で、「私は○○局長として○○を実現します。そのために○○を約束します。」と具体的な取組を示した。
 だから、それぞれの課で目標をたてるときにも、時間外勤務をなくすというだけではなく、どういうやり方で時間外勤務をなくしていくのか、また、仕事を効率的にやるというだけではなく、どういうやり方で仕事を効率的にしていくのか、それを部下と議論して練り直す。管理職として部下に対して、隣の課に対して、影響をもつ自分の役割をきちんと自覚して、自分のミッションを確認してほしい。

スケジュールリングの手順

仕事の進め方には順序がある。月間目標を立てる、週間目標を立てる、そして日々の目標を立てるという順番で進んでいく。月間にどういうことをするというのを常に念頭におきながら、今週はこういうことを進めていこう、そして、日々はこういうことを進めていこうというスケジューリングを必ず自分で描いてほしい。
 そして、スケジューリングをするときには、必ず第2領域を意識して描いてほしい。主体的な仕事、大きな目標に向かった活動、組織・人脈作り、勉強、健康管理という視点で仕事をしているかどうか。そこに第1領域もあると思う。緊急的に起こったことにどう対応するかということがあるとは思うが、第1領域を少なくするために第2領域にどれだけ注力していくかということを考えてほしい。

3 健康管理

勉強や健康管理は第2領域。皆さんは部下の健康管理に責任を持つ立場にいる。部下の健康管理に責任を持とうと思ったら、自分の健康管理にも責任を持たないといけない。だから自分自身が暴飲暴食をしたり不規則な生活をしたりすることは組織管理上も部下の健康管理上も良くない。これもプレジデントに書いてある言葉だが、私たちは「知的アスリート」でなければならない。運動、食事、睡眠、リラクゼーション、社交といった知的な面のアスリートで、最強のアスリートでなければならない。そういうエネルギーのドライバーとしての管理監督者でなければならない。

職員の主な意見

  • 目先の差し迫った仕事(第1領域)を減らすための主体的な仕事の組み立てや組織・人脈作り等(第2領域)に勢力を傾ける。このことを意識しながら、月間目標・週間目標・1日の目標を立て、管理させるとともに、管理するようにしていきたい。市長からのメッセージやフリートークにおけるコメントには学ぶことが多々あり、非常に勉強になった。
  • 「決断するには事前の情報収集が不可欠である。」という市長からのメッセージを聞いて目の前がすうっと晴れたような気がした。
  • 市長の市政に対する情熱と実践していくうえでの厳しさを緊張を伴って感じた。

このページの作成担当

総務局 人事部 人材開発課
電話:072-228-7194 ファックス:072-228-8823
〒590-0078 堺市堺区南瓦町3番1号 堺市役所本館5階

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