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令和3年度堺市内部統制推進本部会議議事要旨(令和3年8月13日開催)

更新日:2021年8月24日

議題 令和2年度内部統制評価結果について及び今後の取組について

(事務局説明)

 ・次第(PDF:261KB)
 ・資料1 令和3年度堺市内部統制推進本部会議(PDF:572KB)
 ・資料2 令和2年度堺市内部統制評価報告書(PDF:342KB)
 ・資料3 令和2年度堺市上下水道局内部統制評価報告書(PDF:264KB)

(中野副市長)

・内部統制は、当たり前のことを当たり前にするだけのことであるので、185件は、多い気がする。

・今後の取組にある職員の意識改革には、仕掛けが必要である。

・提案として、決裁関与者に、書類の不備とか、支払先の誤りとか、「誰がどの部分をチェックするのか」を明確にして、不備が起きた場合「誰のチェック部分か」がわかるようにすれば防げるのではないか。各局各区で一考をお願いする。

(山岡副市長)

・これを機会にそもそも業務フローを見直してはどうか。

・ダブルチェックを増やしても漏れが生じていた。

・今回切手の管理の誤りが多くあったが、そもそも切手のやり取りがあるというのが衝撃的であった。担当課は切手を持たないとか、業務のやり方をどんどん変えていく機会になれば良い。

・制度所管課がマニュアルを作っても、全体としては行きわたっていない。実務面から業務フローを見直してもらいたいと思う。

(総務局長)

・勿論決裁権者が最終責任を負うが、内部統制の取組は、全職員が取り組むもので、それぞれが職責・職務に応じたチェックを行うことを明確にする必要がある。その点について、所管する行政部において、一般的なものを示してチェックできる体制をとりたい。

・切手の管理については、リスクの要因となる取扱いについては、他の方法を検討する必要があるため、所管課と改善に取り組んでいきたい。

(市長公室長)

・昨年度、個人情報事務処理誤りが全庁で28件あった。令和元年度も28件あり、内部統制の対象として取り組んだが、状況は改善しなかった。大半が誤送付あるいは誤交付である。

・その要因は、マニュアルがあるにも関わらず遵守されていない。ダブルチェックをするルールにも関わらず、扱う件数が少ないときに「いいだろう」と一人で作業する。

・共通しているのは、管理監督者が個人情報の業務の処理実態を把握できておらず、日ごろから職員に対しても注意喚起があまり行われていない。

・昨年は、年度途中に全庁対象に個人情報保護の緊急対策のための会議を行った。個人情報を扱う事務について、全てマニュアルに沿って適切に執行できているか、マニュアルに不備はないかを点検した。

・今年度は、人事異動に伴って4月5月に事務処理誤りが多く発生するため、4月を個人情報保護強化月間とし、改めて全職員、管理監督者に注意喚起を行い、業務の点検をお願いした。取組の結果、7月までは事務処理誤りが1件も発生していなかったが、今月になって1件発生した。

・今後の内部統制の取組では、個人情報の管理の項目を多く盛り込んだ。改めて強い意識をもってマニュアルに沿った事務を進めていただきたい。

・また、大半が人為的なミスであり、事務処理自体をシステム化することでミスが防げると思うので、そういった改善も進めてもらいたい。

(総務局長)

・内部統制は、全職員が行う取組であるが、とりわけ局長、部長、また課長といった管理職においては、それぞれがチェックポイントを持ったうえで職員を指導する姿勢も大事である。

(市長)

・ミスが多発していることを憂慮している。市役所の業務は多く、部門によって内容は違うが、根本はミスを犯さない仕組みをつくることが重要である。現在、デジタル化や行政DXを進めようとしているが、デジタル化自体は魔法ではない。そもそもの業務フローが確実にできていなければ、システムを入れたときの効果が得にくく、むしろシステム化が業務の負担になりかねない。

・この機会に、各部門のトップである皆さんが徹底的に今の業務のやり方を見直し、書類の置き場所、報告の仕方、管理の仕方、チェックの仕方など今回起きた全てのミスを洗いなおして二度と発生しないような仕組みを構築してほしい。ゼロを掲げているので、達成するために強い意識を持って取り組むこと。

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総務局 行政部 行政管理課
電話:072-228-8632 ファックス:072-228-1303
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